Nowe przepisy PKE w kontakcie z klientami w nieruchomościach: Kompletny poradnik dla Agenta nieruchomości.
Szukasz informacji o tym, jak nowe przepisy PKE wpływają na Twoją pracę jako agenta nieruchomości?
Dowiedz się, jak legalnie kontaktować się z klientami, jakie są konsekwencje naruszenia prawa i jak zbudować zaufanie klientów dzięki zgodności z RODO.
Spis treści
- Wprowadzenie
- Zakres nowej ustawy PKE
- Potrzeba uzyskania zgody na kontakt telefoniczny, SMS zgodnie z PKE
- Metody pozyskiwania zgody marketingowej wg PKE
- Dokumentacja uzyskana zgody
- Kara za naruszenie przepisów
- RODO a PKE
- Podsumowanie
- Przykładowe treści zgód
- FAQ
1. Wprowadzenie.
Od 10 listopada 2024 roku obowiązują nowe przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (PKE), które znacząco wpłynęły na zasady kontaktu z klientami, w tym w branży nieruchomości. Nowe regulacje dotyczące marketingu bezpośredniego wprowadziły obowiązek uzyskania wyraźnej zgody klienta na kontakt telefoniczny lub SMS. Dla agentów nieruchomości oznacza to konieczność dostosowania swoich praktyk do nowych wymogów prawnych. PKE w połączeniu z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) tworzy kompleksowy system ochrony prywatności, który każdy agent powinien znać.
2. Zakres nowych przepisów PKE.
Ustawa PKE precyzuje zasady dotyczące komunikacji elektronicznej, w tym marketingu bezpośredniego. Nowe przepisy o marketingu bezpośrednim nakładają na przedsiębiorców, w tym agentów nieruchomości, obowiązek uzyskania zgody odbiorcy na kontakt. Zgoda ta musi być wyraźna, konkretna, i jednoznaczna.
3. Potrzeba uzyskania zgody na kontakt telefoniczny, SMS.
Zgodnie z Art. 399 PKE wprowadza obowiązek uzyskania zgody klienta na kontakt telefoniczny lub SMS. Aby legalnie kontaktować się z potencjalnym klientem telefonicznie lub za pomocą wiadomości SMS, agent nieruchomości musi uzyskać jego wyraźną zgodę. Zgoda ta powinna dotyczyć konkretnego rodzaju kontaktu (np. telefonicznego, SMS-owego) oraz konkretnego celu (np. przedstawienie oferty nieruchomości).
4. Metody pozyskiwania zgody.
Aby skutecznie uzyskać zgodę, Agent powinien:
- Poinformować klienta o celu kontaktu i rodzaju usług, jakie oferuje: pisemnie, za pomocą formularza lub ustnie (np. podczas rozmowy telefonicznej, którą nagrywasz).
- Utworzyć formularz zgody, który może zostać wypełniony online, za pomocą checkboxa na stronie internetowej lub podczas osobistego spotkania.
- Zaproponuj kontakt za pomocą kanałów wyjściowych (np. e-mail) w celu uzyskania zgody na kontakt telefoniczny.
5. Dokumentacja uzyskana zgody.
Zgoda powinna być wyraźna, jednoznaczna.
Dokumentacja zgody na kontakt telefoniczny może być odpowiednio przygotowana. Agent powinien:
- Stworzyć formularze zgody, które będą dostępne w postaci elektronicznej lub papierowej.
- Zachowaj dane uzyskane z systemu, w tym czasie (5 lat) oraz w jaki sposób został uzyskany.
- Poinformuj o możliwości wycofania zgody w momencie natychmiastowym, co jest zgodne z prawem dotyczącym ochrony danych osobowych.
6. Kara za naruszenie przepisów.
Nowelizacja przewiduje karę w wysokości 3% rocznego przychodu w przypadku marketingu Business to Business (B2B) oraz do 10% rocznego przychodu w przypadku Business to Customer (B2C).
7. RODO a PKE.
Choć PKE skupia się na komunikacji elektronicznej, jego przepisy ściśle wiążą się z ogólnym reżimem ochrony danych osobowych ustanowionym przez RODO. Oznacza to, że uzyskanie zgody na kontakt telefoniczny lub SMS to nie tylko kwestia spełnienia wymogów PKE, ale także zagwarantowanie zgodności z szerszymi zasadami ochrony danych osobowych.
Aby zapewnić pełną zgodność z prawem, agenci nieruchomości powinni nie tylko uzyskać wyraźną zgodę na kontakt, ale również poinformować klientów o swoich prawach wynikających z RODO, takich jak prawo dostępu do danych czy prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Warto pamiętać, że zgoda musi być dobrowolna, konkretna i jednoznaczna.
8. Podsumowanie.
Nieznajomość nowych przepisów o komunikacji elektronicznej może mieć poważne konsekwencje finansowe dla agentów nieruchomości. Artykuł wyjaśnia, jak uniknąć kar za naruszenie prawa poprzez prawidłowe pozyskiwanie zgód klientów na kontakt. Przedstawione zostały szczegółowe informacje dotyczące formy zgody, jej dokumentacji oraz przykładowe formularze.
9. Oto przykładowa treść zgody, która może być dostępna w różnych kanałach komunikacyjnych (online, SMS, e-mail) do uzyskania zgody klienta na kontakt telefoniczny:
np. jesteś na evencie. Rozmawiasz z kimś i z rozmowy wychodzi, że ma do sprzedania nieruchomość. Otrzymujesz wizytówkę lub adres email, czy nr telefonu i wysyłasz jednym z tych kanałów wiadomość ze zgodą na kontakt telefoniczny.
Treść zgody (online):
Zgoda na formularz kontaktowy telefoniczny
Proszę o zaznaczenie opcji:
- Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny biura nieruchomości [nazwa biura] z ofertą.
- Nie jest zainteresowany/a na kontaktem telefonicznym biura nieruchomosci [nazwa biura].
Podaj swoje dane, abyśmy mogli się z Tobą skontaktować:
- Imię i nazwisko: _________________________
- Numer telefonu: ________________________
- Adres e-mail: _________________________
Zgoda może być w każdej chwili wycofana. Twoje dane będą wykorzystywane zgodnie z polityką prywatności. Dziękujemy!
Formularz online przygotowany np. w narzędziu google form. Formularz taki można udostępnić w postaci linku (SMS, komunikator, czy na stronie www), „osadzić” na stronie internetowej, czy udostępnić w formie aktywnego przycisku.
Checkbox na stronie internetowej
[x] Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny pracownika, właściciela, reprezentanta biura [nazwa biura / firmy] w celu przedstawienia oferty usług pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.
Zgoda SMS:
Witam! Chcielibyśmy skontaktować się z Tobą w sprawie ofert/y nieruchomości. Czy zgadzasz się na kontakt telefoniczny? Odpowiedz TAK lub NIE.
Zgody e-mail:
Temat: Zgoda na kontakt telefoniczny
Szanowny/a [Imię Klienta],
Z przyjemnością porozmawiamy, o Twojej ofercie sprzedaży / najmu nieruchomości.
Prosimy o zgodę na kontakt telefoniczny. Jeśli się zgadzasz – prosimy o odpowiedź na ten e-mail, zapisując treść: „Zgadzam się na kontakt telefoniczny”. W przypadku odmowy, po prostu napisz „Nie, dziękuję”.
Dziękujemy za Twoją odpowiedź!
Informacja o możliwości wycofania zgody
Informujemy, że zgodnie z obowiązującym prawem masz prawo w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Oznacza to, że możesz zrezygnować z otrzymywania od nas informacji marketingowych lub innych materiałów, które wymagają Twojej zgody.
Aby wycofać zgodę, możesz skorzystać z jednej z poniższych opcji:
- E-mail: Wyślij wiadomość na adres [adres e-mail] z dopiskiem „Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych”.
- SMS: Wyślij SMS o treści „STOP” na numer [numer telefonu].
- Formularz online: Wypełnij formularz dostępny pod linkiem [link do formularza].
Po otrzymaniu wiadomości, niezwłocznie potwierdzimy pisemnie wycofanie Twojej zgody.
Informujemy, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce do momentu wycofania zgody.
Dziękujemy za zaufanie.
Z poważaniem,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Twoja Firma]
[Twój numer telefonu]
[Adres e-mail]
FAQ
PKE, czyli Prawo komunikacji elektronicznej, to zbiór przepisów regulujących zasady komunikacji elektronicznej, w tym marketingu bezpośredniego. Dla agentów nieruchomości jest kluczowe, ponieważ określa zasady, na jakich mogą kontaktować się z potencjalnymi klientami.
Dla agentów nieruchomości jest kluczowe, ponieważ określa zasady, na jakich mogą kontaktować się z potencjalnymi klientami. Najważniejszą zmianą jest obowiązek uzyskania wyraźnej zgody klienta na kontakt marketingowy. Oznacza to, że nie można już domyślać się zgody na podstawie wcześniejszej współpracy.
Zgoda marketingowa to wyraźne wyrażenie zgody przez klienta na otrzymywanie od Ciebie informacji marketingowych, np. o nowych ofertach nieruchomości. Możesz ją uzyskać poprzez formularz online, checkbox na stronie internetowej, podczas rozmowy telefonicznej lub za pomocą e-maila.
Czas przechowywania zgód zależy od konkretnych przepisów i może się różnić w zależności od rodzaju przetwarzanych danych. Zaleca się jednak przechowywanie zgód przez cały okres prowadzenia działań marketingowych oraz przez okres wymagany przepisami prawa.
Tak, zgodnie z RODO masz obowiązek poinformować klientów o ich prawach, takich jak prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania, usunięcia czy ograniczenia przetwarzania.
Brak zgody klienta na kontakt marketingowy może skutkować nałożeniem na Ciebie kary finansowej. Ponadto, nielegalne działania marketingowe mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek Twojej firmy.
Jeśli dane kontaktowe zostały uzyskane przed wejściem w życie nowych przepisów, możesz je nadal wykorzystywać, o ile miałeś wówczas odpowiednią podstawę prawną. Jednakże, aby kontynuować działania marketingowe wobec tych klientów po wejściu w życie nowych przepisów, musisz uzyskać ich wyraźną zgodę.
Tak, zgodnie z RODO każda firma przetwarzająca dane osobowe powinna mieć politykę prywatności, w której informuje o zasadach przetwarzania danych osobowych.
Nagrywanie rozmów telefonicznych jest możliwe, jednak wymaga uzyskania zgody klienta. Ponadto, należy poinformować klienta o fakcie nagrywania rozmowy przed jej rozpoczęciem.
Jeśli klient wycofa zgodę na marketing, musisz usunąć jego dane kontaktowe z bazy marketingowej i zaprzestać wysyłania mu materiałów marketingowych.
Powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości co do interpretacji przepisów prawa, należy zasięgnąć opinii prawnika.