Świadectwo charakterystyki energetycznej powinno być jednym z elementów procedury przyjmowania nieruchomości do sprzedaży lub najmu. Nie dopiero dzień przed aktem. Najlepiej już podczas kompletowania dokumentów właściciela.
Dlaczego pośrednik powinien sprawdzić SCHE na początku?
Jeżeli świadectwo zostało już sporządzone, określone parametry z dokumentu trzeba podawać w ogłoszeniu sprzedaży lub najmu. Przy sprzedaży dokument należy przekazać kupującemu, a przy najmie – najemcy.
To oznacza, że SCHE powinno trafić na tę samą checklistę co księga wieczysta, podstawa nabycia czy dokumenty ze spółdzielni albo wspólnoty.
Checklista SCHE przy przyjmowaniu oferty
- Zapytaj, czy nieruchomość posiada świadectwo. Jeżeli tak, poproś o dokument lub jego kopię.
- Sprawdź datę sporządzenia. Co do zasady dokument jest ważny 10 lat.
- Zapytaj o modernizacje. Wymiana źródła ciepła, okien, docieplenie lub inne roboty mogą zmienić charakterystykę energetyczną i spowodować wcześniejszą utratę ważności świadectwa.
- Sprawdź, czego dotyczy dokument. Przy sprzedaży lokalu świadectwo powinno odnosić się do właściwej części budynku.
- Przenieś wymagane parametry do ogłoszenia. Jeżeli świadectwo istnieje, art. 13 ustawy określa dane, które powinny znaleźć się w reklamie lub ogłoszeniu.
- Ustal brakujące działanie z klientem. Jeżeli dokumentu nie ma, właściciel powinien wiedzieć, że będzie potrzebny przy sprzedaży lub wynajmie.
Jakie pola warto mieć w CRM?
W przyszłym systemie CRM warto przewidzieć pole „Świadectwo charakterystyki energetycznej” ze statusem: jest aktualne, trzeba zamówić, oczekujemy na dokument, do weryfikacji albo nie dotyczy.
Dodatkowo warto przechowywać numer świadectwa, datę sporządzenia, termin ważności oraz wartości EU, EK, EP, udział OZE i emisję CO₂. Dzięki temu dane można wykorzystać przy przygotowaniu ogłoszenia bez ponownego szukania dokumentu.
Jak skierować klienta do zamówienia?
Najprostszy model to wysłanie klientowi jednego linku: marekkloc.pl/swiadectwa. Właściciel wybiera mieszkanie, dom albo lokal użytkowy i samodzielnie uzupełnia formularz.
Aktualna cena dla mieszkania wynosi 350 zł brutto. Dla domu i lokalu użytkowego cena rozpoczyna się od 450 zł brutto.
Co z danymi w ogłoszeniu?
Jeżeli świadectwo zostało sporządzone, do oferty trzeba przenieść wskaźniki przewidziane w ustawie. Szczegółowo opisuję je w artykule jakie dane ze świadectwa energetycznego podać w ogłoszeniu.
SCHE jako część jakości obsługi
Profesjonalne pośrednictwo nie zaczyna się od publikacji ogłoszenia. Zaczyna się od uporządkowania nieruchomości pod kątem dokumentów, ryzyk i przebiegu przyszłej transakcji. Świadectwo energetyczne jest niewielkim elementem procesu, ale dobrze pokazuje różnicę między działaniem reaktywnym a pracą według procedury.
Procedura w biurze krok po kroku
Najlepiej przypisać temat SCHE do konkretnego momentu procesu. Przy podpisaniu umowy pośrednictwa agent pyta o dokument. Przy przygotowaniu oferty sprawdza parametry do ogłoszenia. Przed rezerwacją lub aktem upewnia się, że właściciel ma właściwy dokument gotowy do przekazania.
Taki podział ogranicza sytuacje, w których temat wraca przypadkowo dopiero wtedy, gdy transakcja ma już ustalony termin.
Co warto automatyzować?
W CRM można ustawić automatyczne przypomnienie, jeżeli status SCHE pozostaje „trzeba zamówić”. Po dodaniu numeru i daty dokumentu system może oznaczyć zadanie jako wykonane. W przyszłości można również połączyć formularz zamówienia, płatność, status realizacji i przypisanie dokumentu do konkretnej nieruchomości.
To właśnie taki model planuję docelowo wdrożyć również w swoim systemie obsługi zamówień SCHE. Na dziś klient może skorzystać z prostych formularzy dostępnych na stronie zamówienia.
Najczęstsze pytania pośredników
Czy agent powinien zamawiać świadectwo za klienta?
Nie musi. Wygodniejszym modelem jest przekazanie właścicielowi bezpośredniego linku do zamówienia, dzięki czemu dane pochodzą od osoby, która najlepiej zna nieruchomość i posiada potrzebne dokumenty.
Czy temat SCHE powinien znaleźć się w procedurze ofertowej?
Tak. To powtarzalny obowiązek związany z dużą częścią transakcji sprzedaży i najmu. Jeżeli czynność jest powtarzalna, warto ją zapisać w procedurze zamiast opierać się na pamięci agenta.
Podstawa prawna
Aktualne zasady opisuje Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Treść ustawy dostępna jest w Elektronicznym Dzienniku Ustaw.
Stan informacji: 27 września 2026 r.