„Czerwona teczka” – Sekret pośrednika na wypadek każdej sytuacji! Dowiedz się, jak zorganizować dokumenty i zdobyć zaufanie klientów.

Czas czytania: ok. 2-3 minut

1. Dlaczego „czerwona teczka” jest ważna dla pośrednika nieruchomości?

2. Czym jest „czerwona teczka” i jak działa w kontekście nieruchomości?

3. Kluczowe dokumenty, które powinien mieć pośrednik w swojej czerwonej teczce

4. Praktyczne wskazówki: Jak efektywnie stworzyć i utrzymać porządek w dokumentach?

5. Bezpieczeństwo i dostęp do teczki: Jak je zagwarantować?

6. Korzyści dla klientów i firmy: Profesjonalizacja obsługi spadków i formalności

7. Podsumowanie: Dlaczego warto zacząć organizację już dziś?

W pracy pośrednika nieruchomości kluczowe jest nie tylko finalizowanie transakcji, ale również zarządzanie dokumentacją i doradztwo. Czerwona teczka, choć początkowo kojarzona z planowaniem spadkowym, znajduje swoje zastosowanie także w branży nieruchomości. Ułatwia zbieranie niezbędnych dokumentów, oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek podczas załatwiania spraw klientów.

Czerwona teczka to dobrze zorganizowany zbiór najważniejszych dokumentów, które w nagłych sytuacjach mogą uratować ciągłość działania biura czy ułatwić obsługę klientów przejmujących nieruchomości po zmarłych właścicielach. W kontekście nieruchomości obejmuje akty własności, umowy sprzedaży, kredyty hipoteczne oraz informacje o współwłaścicielach.

Pośrednicy powinni uwzględnić dokumenty nie tylko klientów, ale także te dotyczące własnej działalności. Oto przykłady:

• Akty własności nieruchomości

• Umowy najmu i dzierżawy

• Księgi wieczyste i wypisy

• Polisy ubezpieczeniowe nieruchomości

• Informacje o kredytach hipotecznych

• Dokumenty firmowe, np. rejestr działalności gospodarczej

Dzięki takiej organizacji pośrednik jest przygotowany na różne sytuacje, np. pomoc klientowi w szybkim załatwieniu spraw formalnych czy optymalizację procesu sprzedaży spadkowej.

Elektroniczna kopia dokumentów: Skany aktów i umów przechowywane na bezpiecznym serwerze w chmurze.

Podział według kategorii: Nieruchomości, finanse, spadki i testamenty.

Aktualizacja co kwartał: Regularna kontrola, czy dane są aktualne.

Systematyczność pozwala na łatwy dostęp do najważniejszych informacji w każdym momencie.

Odpowiednie zabezpieczenie dokumentów to kluczowy element. Warto stosować:

• Szyfrowane dyski zewnętrzne

• Dostęp do fizycznej wersji teczki tylko dla zaufanych osób

• Instrukcje dotyczące zarządzania danymi w razie nagłych wypadków

Posiadanie dobrze zorganizowanej czerwonej teczki zwiększa zaufanie klientów, ponieważ pośrednik wykazuje się profesjonalizmem i przygotowaniem na każdą sytuację. W przypadku obsługi nieruchomości spadkowych minimalizuje opóźnienia i nieporozumienia prawne.

Czerwona teczka to narzędzie, które może przynieść wymierne korzyści. Nie tylko porządkuje dokumentację, ale także zwiększa efektywność pracy pośrednika, a w sytuacjach awaryjnych może okazać się bezcennym źródłem informacji. Zadbaj o profesjonalne podejście i spraw, by Twoje biuro było gotowe na każdą okoliczność.

Czy jesteś gotów na wdrożenie tego rozwiązania? Skontaktuj się ze mną, jeśli potrzebujesz wsparcia w organizacji dokumentów i usprawnianiu procesów w Twoim biurze nieruchomości!

Fałszywe aplikacje mObywatel: zagrożenie dla pośredników nieruchomości

Czas czytania 3:18

W dobie cyfryzacji, aplikacja mObywatel stała się powszechnym narzędziem do potwierdzania tożsamości. Niestety, jej popularność przyciągnęła uwagę oszustów, którzy oferują fałszywe wersje tej aplikacji. Ceny takich podróbek zaczynają się już od 20 zł, a za 60 zł można uzyskać dostęp do aplikacji imitującej mObywatela. Sprzedawcy twierdzą, że ich produkty są dokładnymi kopiami oryginału.

@dawid.kosinski

Zainstalowałem fałszywą aplikację mObywatel! Oto jak działa

♬ dźwięk oryginalny – Dawid Kosiński

Dla pośredników nieruchomości weryfikacja tożsamości klienta jest kluczowa. Posługiwanie się fałszywymi aplikacjami mObywatel przez nieuczciwe osoby może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Brak dokładnej weryfikacji może skutkować zawarciem umowy z osobą podszywającą się pod kogoś innego, co w efekcie może prowadzić do utraty reputacji i zaufania klientów.

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), pośrednicy nieruchomości są zobowiązani do identyfikacji i weryfikacji tożsamości swoich klientów. Obejmuje to m.in. sprawdzenie dokumentów tożsamości oraz analizę źródeł finansowania transakcji. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować wysokimi karami finansowymi.

Aby zabezpieczyć się przed oszustwami związanymi z fałszywymi aplikacjami mObywatel, pośrednicy powinni:

Dokładnie weryfikować dokumenty tożsamości: Nie polegać wyłącznie na cyfrowych wersjach dokumentów, ale również żądać okazania oryginałów.

Instrukcja weryfikacji tożsamości klienta za pomocą kodu QR w aplikacji mObywatel

Aby zweryfikować tożsamość klienta korzystającego z aplikacji mObywatel, można skorzystać z funkcji kodu QR. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak przeprowadzić ten proces:

1. Przygotowanie do weryfikacji:

Upewnij się, że zarówno Ty, jak i Twój klient macie zainstalowaną najnowszą wersję aplikacji mObywatel na swoich smartfonach.

2. Generowanie kodu QR przez pośrednika:

• Otwórz aplikację mObywatel na swoim urządzeniu.

• Na ekranie głównym wybierz opcję “Kod QR” znajdującą się w dolnym menu.

• Następnie wybierz opcję “Sprawdź dokument innej osoby”.

• Aplikacja wygeneruje unikalny kod QR, który posłuży do weryfikacji tożsamości klienta.

3. Weryfikacja przez klienta:

• Poproś klienta, aby otworzył aplikację mObywatel na swoim smartfonie.

• Klient powinien wybrać dokument, który chce przedstawić (np. mDowód) i kliknąć opcję “Potwierdź swoje dane”.

• Następnie klient powinien zeskanować kod QR wygenerowany na Twoim urządzeniu lub wpisać sześciocyfrowy kod znajdujący się pod kodem QR.

• Po zeskanowaniu kodu, klient zobaczy informację o przekazywanych danych i zostanie poproszony o ich udostępnienie.

4. Otrzymanie danych przez pośrednika:

• Po udostępnieniu danych przez klienta, na Twoim urządzeniu wyświetlą się informacje z jego dokumentu, takie jak imię, nazwisko, numer PESEL oraz zdjęcie.

• Dane te będą widoczne tylko przez krótki czas i nie zostaną zapisane na Twoim urządzeniu, co zapewnia bezpieczeństwo i prywatność obu stron.

Dzięki tej metodzie możesz w szybki i bezpieczny sposób zweryfikować tożsamość klienta, minimalizując ryzyko związane z fałszywymi dokumentami. Pamiętaj jednak, że zawsze warto zachować ostrożność i w razie wątpliwości skorzystać z dodatkowych metod weryfikacji.

Więcej informacji na temat weryfikacji dokumentów w aplikacji mObywatel znajdziesz w oficjalnym poradniku dostępnym na stronie info.mobywatel.gov.pl.

Dla lepszego zrozumienia procesu weryfikacji za pomocą kodu QR, zachęcamy do obejrzenia poniższego materiału wideo:

Zgłaszanie podejrzanych działań: Wszelkie próby wyłudzeń czy podejrzane zachowania klientów należy niezwłocznie zgłaszać odpowiednim służbom:

1. CERT Polska – to pierwszy punkt kontaktowy w przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem cyfrowym, w tym fałszywymi aplikacjami mObywatel.

Strona zgłoszeń: cert.pl

E-mail: cert@cert.pl

2. Rządowy Zespół Reagowania na Incydenty Komputerowe CSIRT GOV (przy ABW) – odpowiada za ochronę infrastruktury krytycznej.

Strona zgłoszeń: csirt.gov.pl

3. Ministerstwo Cyfryzacji – w przypadku wątpliwości co do aplikacji mObywatel można bezpośrednio kontaktować się z Ministerstwem, które zarządza rozwojem aplikacji.

Strona główna: gov.pl/cyfryzacja

4. Policja – każdy przypadek próby wyłudzenia danych czy oszustwa można zgłosić na lokalnym komisariacie lub przez internet.

Zgłoszenia online: policja.pl

5. Prokuratura Krajowa – w poważniejszych przypadkach związanych z przestępstwami dotyczącymi tożsamości lub fałszerstw dokumentów.

Kontakt i informacje: pk.gov.pl

6. Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) – jeżeli dane osobowe klienta zostały naruszone w wyniku oszustwa, należy to zgłosić do UODO.

Strona zgłoszeń: uodo.gov.pl

Pamiętaj: Gdy zauważysz podejrzane działania związane z weryfikacją tożsamości lub fałszywymi dokumentami, natychmiast podejmij działania. Wczesne zgłoszenie incydentu może zapobiec poważnym konsekwencjom.

W obliczu rosnącej liczby oszustw związanych z fałszywymi aplikacjami mObywatel, pośrednicy nieruchomości muszą zachować szczególną ostrożność. Dokładna weryfikacja tożsamości klientów oraz świadomość aktualnych zagrożeń są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa transakcji i ochrony własnej reputacji.

Mam nadzieję, że artykuł ten dostarczył wartościowych wskazówek i inspiracji do pracy w dynamicznym świecie nieruchomości.

Jeśli masz pytania lub chciałbyś zgłębić poruszone tematy, zapraszam do kontaktu.


  • Ten artykuł został przygotowany z wykorzystaniem narzędzia sztucznej inteligencji ChatGPT, które posłużyło jako wsparcie w tworzeniu treści. Tematyka, struktura oraz interpretacja poruszanych kwestii powstały na podstawie mojego pomysłu, wiedzy i doświadczenia jako profesjonalnego pośrednika nieruchomości.
    ChatGPT pomógł w organizacji tekstu, opracowaniu przykładów i usprawnieniu komunikacji, co pozwoliło na efektywniejsze przekazanie istotnych informacji. Wszystkie przedstawione treści zostały przeze mnie zweryfikowane i dostosowane, aby zapewnić ich merytoryczność i zgodność z realiami branży nieruchomości.
  • W artykule zostały wymienione nazwy firm oraz linki do produktów i narzędzi. Chciałbym podkreślić, że nie są one wynikiem współpracy ani sponsorowania. Nie czerpię z tego tytułu żadnych korzyści finansowych.
    Wspomniane rozwiązania zostały przywołane wyłącznie jako przykłady narzędzi, które mogą być przydatne w pracy pośrednika nieruchomości. Każdy z nich został dobrany pod kątem potencjalnej użyteczności i wsparcia w codziennych obowiązkach.

Czy powinieneś wiedzieć o mrocznej historii nieruchomości? Dylemat pośrednika

Czas czytania: 3 minuty, 43 sekundy. Zawiera 744 słowa

Czy pośrednik nieruchomości powinien informować klienta o samobójstwie, które miało miejsce w nieruchomości 40 lat temu?

Temat transparentności w relacjach pośrednika nieruchomości z klientem od dawna wywołuje liczne dyskusje. W szczególności, gdy w grę wchodzą trudne informacje dotyczące historii sprzedawanego obiektu, takie jak śmierć właściciela, wypadki czy – jak w tym przypadku – samobójstwo sprzed wielu lat. Rozważając, czy pośrednik nieruchomości powinien poinformować klienta o takim zdarzeniu sprzed 40 lat, warto przeanalizować sytuację w kontekście prawnym, etycznym oraz praktycznym, biorąc pod uwagę wpływ na sprzedaż nieruchomości i zaufanie klienta.

Aspekt prawny – czy mamy obowiązek mówić?

Pierwszym i najważniejszym pytaniem, jakie powinien zadać sobie pośrednik, jest to, czy istnieje prawny obowiązek ujawnienia takich informacji. W polskim prawie brak jest wyraźnych regulacji, które wymagałyby informowania o samobójstwie, szczególnie jeśli zdarzenie miało miejsce kilkadziesiąt lat temu. Samobójstwo nie wpływa jednak bezpośrednio na fizyczny stan obiektu ani jego tytuł prawny, a po tak długim czasie trudno mówić o bezpośrednim związku z aktualną wartością rynkową nieruchomości. Z tego powodu można uznać, że brak jest formalnego obowiązku ujawnienia tej informacji.

Jednak prawo to nie wszystko. Nawet jeśli prawo nie zmusza nas do przekazywania takich danych, pozostaje pytanie, czy przemilczenie tej kwestii nie naruszałoby zasad etycznych i czy klienci mogliby to odebrać jako brak uczciwości.

Aspekt etyczny – czy milczenie to uczciwość?

Etyka w zawodzie pośrednika nieruchomości odgrywa kluczową rolę. W końcu nasza reputacja, zaufanie klientów i wiarygodność zależą od tego, jak transparentnie prowadzimy transakcje. Wielu klientów oczekuje od pośrednika nie tylko przekazania faktów prawnych, ale także pełnej wiedzy na temat nieruchomości, w tym jej historii. W obliczu takich oczekiwań, zatajenie samobójstwa może zostać odebrane jako celowe ukrywanie ważnych informacji, zwłaszcza jeśli klient odkryje to już po zakupie. Wówczas pojawia się ryzyko utraty zaufania, nie tylko ze strony tego konkretnego klienta, ale także poprzez potencjalne negatywne opinie, które mogą się rozprzestrzeniać.

Z drugiej strony, ujawnienie informacji o samobójstwie, które miało miejsce 40 lat temu, może zostać odebrane jako zbędne wzbudzanie niepokoju. Wiele osób nie przywiązuje wagi do tego typu wydarzeń, zwłaszcza gdy od zdarzenia minęły dziesięciolecia i obecny stan nieruchomości nie jest z tym w żaden sposób powiązany. Informowanie o tym fakcie może więc wywołać niepotrzebne obawy, które mogłyby zaszkodzić transakcji, mimo że nieruchomość sama w sobie jest atrakcyjna.

Dlatego w kontekście etyki warto zastanowić się nad zasadą proporcjonalności. Oznacza to, że decyzja powinna być uzależniona od tego, na ile dana informacja faktycznie wpłynie na decyzję klienta i czy jej przekazanie rzeczywiście jest konieczne.

Aspekt praktyczny – jak wpływa to na sprzedaż?

Decyzja o ujawnieniu lub zatajeniu takiej informacji powinna również uwzględniać praktyczne konsekwencje dla transakcji. Pośrednicy nieruchomości wiedzą, że na decyzje zakupowe klientów wpływają nie tylko parametry techniczne nieruchomości, ale także emocje i subiektywne odczucia. Informacja o samobójstwie, nawet sprzed wielu lat, może budzić skojarzenia z negatywną energią czy „złą przeszłością” domu, szczególnie u klientów, którzy przywiązują dużą wagę do takich kwestii. Może to prowadzić do obniżenia wartości nieruchomości, przedłużenia procesu sprzedaży lub nawet do rezygnacji z zakupu.

Z drugiej strony, ukrywanie tej informacji może być równie ryzykowne. W dobie łatwego dostępu do informacji, klient może dowiedzieć się o zdarzeniu na własną rękę, na przykład od sąsiadów lub z archiwalnych źródeł. W takim przypadku poczucie „oszukania” może prowadzić do roszczeń, a nawet zerwania umowy. Z perspektywy praktycznej, najlepszym rozwiązaniem wydaje się więc wyważenie tego, jak i kiedy taką informację przekazać – jeśli w ogóle.

Kompromisowe podejście – co warto zrobić?

Biorąc pod uwagę powyższe argumenty, najrozsądniejszym rozwiązaniem może być podejście kompromisowe. Pośrednik powinien indywidualnie ocenić każdą sytuację. Jeśli historia samobójstwa jest powszechnie znana w okolicy i istnieje ryzyko, że klient dowie się o niej z innych źródeł, warto poinformować o tym otwarcie i w sposób stonowany. Można to zrobić na etapie rozmów informacyjnych, podkreślając, że zdarzenie miało miejsce bardzo dawno temu i nie wpływa na obecny stan nieruchomości. W przypadku, gdy o zdarzeniu wie tylko wąska grupa osób, a klient nie wykazuje szczególnego zainteresowania historią budynku, można rozważyć pominięcie tej informacji.

Tworząc ten wpis znalazłem wątek na stronie morizon.pl

 

Najdziwniejsze pytania do pośredników nieruchomości

Czy właściciel mieszkania ma obowiązek powiadomić o śmierci poprzedniego lokatora?

Podsumowanie

Decyzja o tym, czy pośrednik nieruchomości powinien poinformować klienta o samobójstwie sprzed 40 lat, zależy od wielu czynników: prawnych, etycznych i praktycznych. Brak formalnego obowiązku prawnego daje pewną swobodę, jednak odpowiedzialność etyczna i ryzyko związane z odkryciem tej informacji przez klienta wskazują na potrzebę ostrożnego podejścia. Kluczowe jest wyczucie sytuacji oraz indywidualna ocena, czy ujawnienie takiej informacji wpłynie pozytywnie na zaufanie i relację z klientem, czy raczej zaszkodzi procesowi sprzedaży. W każdej sytuacji warto jednak pamiętać, że jako pośrednicy nieruchomości jesteśmy nie tylko sprzedawcami, ale także doradcami, od których klienci oczekują uczciwości i profesjonalizmu.

E-doręczenia

E-doręczenia w 2025 roku – Co warto wiedzieć jako pośrednik nieruchomości?

Spis treści:

  1. Czym są e-Doręczenia?
  2. Dla kogo są obowiązkowe?
  3. Od kiedy obowiązują e-Doręczenia?
  4. Jak założyć adres do doręczeń?
  5. Ważność osobistej skrzynki do e-Doręczeń
  6. Gdzie szukać wiedzy o e-Doręczeniach?
  7. Praktyczne wskazówki dla pośredników nieruchomości
  8. Jak sprawdzić, czy Twój urząd korzysta z e-Doręczeń

1. Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to nowoczesny system wymiany korespondencji elektronicznej, który zastępuje tradycyjne przesyłki papierowe. Jest to forma doręczania dokumentów administracyjnych i urzędowych, która ma moc prawną równą doręczeniu listem poleconym. Usługa umożliwia odbieranie i wysyłanie pism w sposób bezpieczny, szybki i zgodny z wymogami prawa.

Podstawą funkcjonowania e-doręczeń jest rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE, które wprowadza jednolite standardy komunikacji elektronicznej w administracji publicznej i między podmiotami gospodarczymi.

https://www.gov.pl


2. Dla kogo są obowiązkowe?

E-doręczenia są obowiązkowe dla:

•przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG),

•spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (w tym spółek z o.o.),

•osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

Dla osób fizycznych e-doręczenia pozostają dobrowolne, jednak przedsiębiorcy, w tym pośrednicy nieruchomości, mają obowiązek korzystania z tej formy komunikacji w kontaktach z urzędami i sądami.

https://www.gov.pl


3. Od kiedy obowiązują e-doręczenia?

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wszedł w życie stopniowo:

1 stycznia 2023 r. – dla podmiotów wpisanych do KRS, w tym spółek z o.o.

1 stycznia 2024 r. – dla osób prowadzących działalność gospodarczą wpisanych do CEIDG.

Od tych terminów wszystkie pisma urzędowe są doręczane wyłącznie na adres e-doręczeń, jeśli przedsiębiorca taki adres posiada.

PODMIOTY PUBLICZNE
Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).Od 01.01.2025 r.
Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).
Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).
Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).
Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).
Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).Od 01.01.2025 r.
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).Od 01.10.2029 r.
Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).
PODMIOTY NIEPUBLICZNE
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:
  • adwokata,
  • radcy prawnego,
  • doradcy podatkowego,
  • doradcy restrukturyzacyjnego,
  • rzecznika patentowego,
  • notariusza.
Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia  2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).Od 01.04.2025 r.
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy)Od 01.07.2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy)Od 01.10.2026 r.

https://www.gov.pl


4. Jak założyć adres do doręczeń?

Założenie adresu do e-doręczeń jest stosunkowo proste. Oto kroki:

  1. Zarejestruj konto w ePUAP: Jeśli jeszcze go nie posiadasz, utwórz konto na platformie ePUAP.
  2. Złóż wniosek o adres do doręczeń: Na platformie ePUAP znajdziesz formularz zgłoszenia adresu do doręczeń elektronicznych.
  3. Zaktualizuj swoje dane w CEIDG lub KRS: Po uzyskaniu adresu e-doręczeń zaktualizuj swoje dane w rejestrach, aby urzędy mogły skutecznie komunikować się z Tobą.
  4. Korzystaj z dedykowanego oprogramowania: Możesz korzystać z platformy ePUAP lub komercyjnych systemów do obsługi korespondencji elektronicznej, np. Asseco Data Systems S.A., Autenti sp. z o.o., KFJ Inwestycje Sp. z o.o., Poczta Polska S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

https://www.gov.pl


Skrzynki do doręczeń elektronicznych dla obywateli założone:

  • od 1 marca 2025 roku nie mają okresu ważności,  
  • po 1 marca 2022 roku staną się automatycznie bezterminowe,
  • przed 1 marca 2022 roku wymagają przedłużenia:
    • 30 dni przed terminem pojawi się komunikat w panelu osobistej skrzynki do e-Doręczeń na edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl w zakładce Twoje skrzynki,
    • 14, 7 i 2 dni przed terminem dostaniesz powiadomienia na Twój adres e-mail – możesz go sprawdzić w ustawieniach skrzynki e-Doręczeń.

Jeśli nie przedłużysz ważności skrzynki, przejdzie ona w tryb zamknięty ‒ będzie tylko do odczytu i nie dostaniesz na nią nowych wiadomości. 

6. Gdzie szukać wiedzy o e-doręczeniach?

Najlepsze źródła wiedzy:

  • Oficjalne strony rządowe: gov.pl lub w zakładce Najczęściej zadawane pytania.
  • CEIDG i KRS: Informacje dostępne przy aktualizacji danych.
  • Szkolenia dla przedsiębiorców: Często oferowane przez lokalne izby gospodarcze, np. szkolenia w woj. lubelskim dla pośredników nieruchomości.
  • Biura rachunkowe i doradcy podatkowi: Często oferują wsparcie przy wdrażaniu e-doręczeń.

7. Praktyczne wskazówki dla pośredników nieruchomości

  1. Regularnie sprawdzaj swoją skrzynkę e-doręczeń – dokumenty uznaje się za doręczone w momencie ich odebrania lub po 14 dniach od udostępnienia.
  2. Zapewnij dostęp do skrzynki innym członkom zespołu – szczególnie w przypadku spółek z o.o.
  3. Zainwestuj w systemy wspierające zarządzanie korespondencją – może to znacząco ułatwić pracę w dynamicznej branży nieruchomości.
  4. Śledź zmiany w przepisach – system e-doręczeń nadal jest rozwijany, co może wiązać się z kolejnymi zmianami dla przedsiębiorców.

8. Jak sprawdzić, czy Twój urząd korzysta z e-Doręczeń

Możesz wyszukać podmiot wpisując jego nazwę, nr REGON, miejscowość lub województwo. Dane w zestawieniu są aktualne na poprzedni dzień roboczy.

https://www.gov.pl


Podsumowanie

E-doręczenia to krok w stronę nowoczesności i większej efektywności w komunikacji z urzędami. Jako pośrednik nieruchomości masz obowiązek korzystania z tego systemu, dlatego warto jak najszybciej wdrożyć go w swojej działalności. Dzięki temu oszczędzisz czas, zyskasz pewność prawną i unikniesz potencjalnych problemów z doręczeniami.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, skontaktuj się ze mną – pomogę Ci sprawnie dostosować firmę do nowych wymogów.

9.01.2025 r.

8.01.2025 wysłałem do Urzędu Skarbowego odpowiedź na otrzymane pismo. Skontaktowałem się telefonicznie w celu potwierdzenia działania usługi i dostarczenia odpowiedzi. Otrzymałem odpowiedź, że US otrzymał informację z Ministerstwa, że usługa na chwilę obecną jest zawieszona. Na dedykowanej e-doręczeniom stronie w zakładce Aktualności nie ma potwierdzenia tej informacji.

Korzyści z e-Doręczeń dla pośredników nieruchomości

Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce wprowadzony zostanie system e-Doręczeń, stanowiący elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru.

To istotna zmiana w komunikacji urzędowej, która wpłynie również na działalność pośredników w obrocie nieruchomościami.

 

Obowiązki dla przedsiębiorców

Od 1 stycznia 2025 roku nowo rejestrowane podmioty w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń. Dla już istniejących przedsiębiorców obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo:

Od 1 kwietnia 2025 roku: obowiązek obejmie podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku.

Od 1 lipca 2025 roku: przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, dokonujący zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku, będą musieli podać adres do e-Doręczeń.

Od 1 października 2026 roku: wszystkie podmioty zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń.

 

Warto zauważyć, że przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcowie prawni czy notariusze, będą zobowiązani do korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.

 

Korzyści z e-Doręczeń dla pośredników nieruchomości

 

Wdrożenie e-Doręczeń przynosi liczne korzyści:

Oszczędność czasu: brak konieczności osobistego odbioru korespondencji w urzędach czy na poczcie.

Redukcja kosztów: eliminacja wydatków związanych z tradycyjną korespondencją papierową.

Bezpieczeństwo: pewność, że korespondencja trafia do właściwego adresata dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych.

Ekologia: zmniejszenie zużycia papieru i emisji związanych z transportem przesyłek.

 

Jak przygotować się do zmian?

 

Pośrednicy w obrocie nieruchomościami powinni:

 

1.Sprawdzić harmonogram wdrożenia e-Doręczeń dla swojej działalności, uwzględniając daty obowiązkowego posiadania adresu do e-Doręczeń.

2.Złożyć wniosek o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych odpowiednio wcześniej, aby uniknąć opóźnień w komunikacji z urzędami.

3.Przygotować się do korzystania z nowego systemu, zapoznając się z jego funkcjonalnościami i procedurami.

 

Jak założyć e-Doręczenia?

 

Proces założenia e-Doręczeń jest prosty i składa się z kilku kroków:

1.Rejestracja konta na platformie ePUAP

Wejdź na stronę ePUAP.

Jeśli nie masz jeszcze konta, zarejestruj się, podając dane wymagane przez system (PESEL, adres e-mail, itp.).

Potwierdź swoją tożsamość za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub osobiście w urzędzie.

2.Złożenie wniosku o nadanie adresu do e-Doręczeń (ADE)

  • •Zaloguj się na ePUAP.
  • •W sekcji „Usługi dla obywatela” lub „Usługi dla przedsiębiorcy” znajdź formularz wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych.
  • •Wypełnij wniosek, podając dane takie jak:
  • •Imię i nazwisko lub nazwę firmy,
  • •Numer PESEL lub NIP,
  • •Adres e-mail (do powiadomień).

3.Otrzymanie i aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku otrzymasz swój unikalny ADE (adres do doręczeń elektronicznych).

Aktywuj ADE w ustawieniach swojego konta na platformie ePUAP, aby rozpocząć korzystanie z systemu.

4.Korzystanie z e-Doręczeń

Od tej pory możesz wysyłać i odbierać korespondencję urzędową za pośrednictwem swojego ADE.

Każde doręczenie elektroniczne ma status prawny równoważny tradycyjnemu listowi poleconemu z potwierdzeniem odbioru.

5.Zarządzanie korespondencją

Regularnie sprawdzaj swoją Skrzynkę Doręczeń na ePUAP, aby nie przeoczyć ważnych wiadomości.

Upewnij się, że Twój adres e-mail do powiadomień jest aktualny, aby otrzymywać przypomnienia o nowych przesyłkach.

Ważne wskazówki dla pośredników nieruchomości:

Jeśli prowadzisz biuro nieruchomości, upewnij się, że wszystkie osoby odpowiedzialne za korespondencję urzędową w firmie mają dostęp do Skrzynki Doręczeń.

Pamiętaj o szkoleniu pracowników w zakresie obsługi systemu e-Doręczeń, aby usprawnić proces komunikacji z urzędami.

Dzięki e-Doręczeniom Twoja praca stanie się bardziej efektywna, a obsługa klientów – szybsza i bardziej profesjonalna.

 

Szczegółowe informacje o e-Doręczenia

 

Szczegółowe informacje na temat e-Doręczeń można znaleźć na oficjalnej stronie rządowej: e-Doręczenia – Portal Gov.pl. Strona ta zawiera kompleksowe materiały dotyczące funkcjonowania systemu, procedur zakładania adresu do doręczeń elektronicznych oraz harmonogramu wdrażania obowiązku dla poszczególnych podmiotów.

Dodatkowo, Poczta Polska udostępnia informacje na temat e-Doręczeń na swojej stronie internetowej: Poczta Polska – e-Doręczenia. Znajdują się tam szczegółowe instrukcje dotyczące korzystania z usługi oraz jej wdrażania w różnych sektorach.

Warto również zapoznać się z sekcją najczęściej zadawanych pytań na temat e-Doręczeń, dostępną pod adresem: Najczęściej zadawane pytania – e-Doręczenia.

Sekcja ta oferuje odpowiedzi na wiele praktycznych pytań związanych z nowym systemem doręczeń elektronicznych.

Dla przedsiębiorców szczegółowe informacje dotyczące obowiązków i procedur związanych z e-Doręczeniami dostępne są na portalu Biznes.gov.pl: e-Doręczenia dla przedsiębiorców.

Portal ten oferuje praktyczne wskazówki dotyczące wdrażania e-Doręczeń w działalności gospodarczej.

Zachęcam do regularnego odwiedzania powyższych stron w celu uzyskania aktualnych i szczegółowych informacji na temat e-Doręczeń.

Wprowadzenie e-Doręczeń to krok w stronę cyfryzacji i uproszczenia komunikacji z urzędami. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami, jako przedsiębiorcy, powinni odpowiednio wcześnie przygotować się do tych zmian, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie swojej działalności w nowym systemie.


#eDoręczenia #PośrednikNieruchomości #NowoczesnyPośrednik #MarekKloc #Cyfryzacja #Nieruchomości #Zmiany2025 #KomunikacjaElektroniczna #PocztaPolska #TechnologieDlaPośredników #BiuroNieruchomości #Lublin

AML w pracy pośrednika w obrocie nieruchomościami – kompleksowy przewodnik

SPIS TREŚCI

  1. Wstęp
    • Dlaczego temat AML jest ważny dla Ciebie jako pośrednika nieruchomości?
    • Konsekwencje niedostosowania się do przepisów AML w branży nieruchomości.
  2. Czym jest AML?
    • Definicja przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
    • Podstawy prawne – ustawa AML z dnia 1 marca 2018 r. oraz jej zmiany w 2023 roku.
    • Rola pośrednika nieruchomości w systemie przeciwdziałania AML.
  3. Zakres obowiązków pośrednika nieruchomości wynikających z ustawy AML
    • Identyfikacja i weryfikacja klienta – kiedy musisz ją przeprowadzić?
    • Obowiązek analizy transakcji – na co zwrócić szczególną uwagę?
    • Raportowanie transakcji podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
    • Prowadzenie dokumentacji zgodnie z ustawą AML – co i jak długo przechowywać?
  4. Kogo dotyczy AML w obrocie nieruchomościami?
    • Kiedy pośrednik nieruchomości staje się „instytucją obowiązaną”?
    • Jak rozpoznać klientów, którzy mogą stanowić ryzyko prania pieniędzy?
  5. Identyfikacja i ocena ryzyka AML
    • Jak stworzyć i wdrożyć własną ocenę ryzyka w biurze nieruchomości?
    • Kategorie ryzyka: geograficzne, związane z klientem i rodzajem transakcji.
    • Przykłady sytuacji wysokiego ryzyka w obrocie nieruchomościami.
  6. Procedura AML w Twoim biurze nieruchomości
    • Jak stworzyć procedurę wewnętrzną AML krok po kroku?
    • Elementy, które muszą znaleźć się w dokumentacji.
    • Aktualizacja procedury – jak często i w jakich okolicznościach?
  7. Szkolenia dla pośredników i pracowników biura nieruchomości
    • Obowiązek edukacyjny – kogo dotyczy i jak go realizować?
    • Tematyka szkoleń AML w kontekście pracy pośrednika.
    • Jak udokumentować przeprowadzone szkolenia?
  8. Najczęstsze błędy popełniane przez pośredników w kontekście AML
    • Niedostateczna weryfikacja klienta.
    • Brak dokumentacji transakcji.
    • Ignorowanie obowiązku zgłaszania transakcji podejrzanych.
  9. Kontrole w zakresie AML w branży nieruchomości
    • Kto i jak często może kontrolować biuro nieruchomości?
    • Jak przygotować się do kontroli?
    • Najczęstsze uchybienia wykrywane podczas kontroli.
  10. Kary za nieprzestrzeganie ustawy AML
    • Rodzaje sankcji dla pośredników nieruchomości.
    • Przykłady kar finansowych i administracyjnych z ostatnich lat.
  11. Nowelizacje ustawy AML w 2024 roku – co się zmieniło?
    • Nowe obowiązki dla pośredników nieruchomości.
    • Aktualne wymagania dotyczące procedur i raportowania.
  12. Praktyczne wskazówki dla pośredników nieruchomości
    • Jak skutecznie wdrożyć procedury AML w Twojej codziennej pracy?
    • Narzędzia i technologie wspierające realizację obowiązków AML.
    • Checklista działań AML dla pośrednika nieruchomości.
  13. Podsumowanie
    • Kluczowe wnioski i zalecenia.
    • Dlaczego przestrzeganie AML to inwestycja w bezpieczeństwo Twojego biura?
    • Wezwanie do działania: stwórz lub zaktualizuj procedury AML już dziś.

1. Dlaczego temat AML jest ważny dla Ciebie jako pośrednika nieruchomości?

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu to nie tylko wymóg prawny, ale również kwestia Twojej zawodowej odpowiedzialności i reputacji. Jako pośrednik nieruchomości, znajdujesz się w grupie zawodów szczególnie narażonych na ryzyko uczestniczenia – świadomie lub nie – w procederach prania pieniędzy. Obroty w branży nieruchomości są wysokie, a transakcje często skomplikowane, co sprawia, że mogą stanowić atrakcyjne narzędzie dla osób próbujących ukryć nielegalne pochodzenie środków finansowych.

Twoja rola nie kończy się na znalezieniu kupującego czy sprzedającego. Jesteś jednym z elementów łańcucha, który ma chronić rynek nieruchomości przed nieuczciwymi praktykami. Wdrożenie procedur AML pozwala Ci skutecznie identyfikować potencjalne zagrożenia i reagować na podejrzane transakcje. Dzięki temu nie tylko unikasz problemów prawnych, ale również budujesz wizerunek profesjonalisty, który dba o etykę pracy i przestrzega obowiązujących przepisów.

Warto także podkreślić, że zgodność z przepisami AML wzmacnia zaufanie klientów do Twoich usług. Przejrzystość i odpowiedzialność to cechy, które są wysoko cenione na rynku nieruchomości. Klient, który widzi, że działasz zgodnie z prawem i podejmujesz działania na rzecz ochrony rynku, chętniej podejmie współpracę i poleci Twoje usługi innym.

Konsekwencje niedostosowania się do przepisów AML w branży nieruchomości

Zlekceważenie obowiązków wynikających z ustawy AML może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno prawnych, jak i biznesowych. Poniżej znajdziesz kluczowe zagrożenia, które mogą dotknąć Ciebie jako pośrednika nieruchomości:

  1. Kary finansowe i administracyjne
    Ustawa AML przewiduje wysokie kary dla instytucji obowiązanych, które nie przestrzegają jej przepisów. Mogą one sięgać nawet kilku milionów złotych. W przypadku biur nieruchomości, kara może być proporcjonalna do skali niedopełnienia obowiązków, np. braku procedur wewnętrznych, nieweryfikowania klientów czy niezgłoszenia podejrzanej transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
  2. Odpowiedzialność karna
    Jeśli zostanie udowodnione, że brałeś udział w transakcji, która służyła praniu pieniędzy, możesz ponieść odpowiedzialność karną, nawet jeśli działałeś nieświadomie. Oskarżenia o współudział mogą wiązać się z procesami sądowymi, karami grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet z karą pozbawienia wolności.
  3. Utrata reputacji
    Dla pośrednika nieruchomości dobra opinia i zaufanie klientów są kluczowe. Ujawnienie, że Twoje biuro nie przestrzegało przepisów AML, może skutkować utratą zaufania, co bezpośrednio wpłynie na Twoją zdolność do pozyskiwania nowych klientów i utrzymania dotychczasowych relacji. W erze mediów społecznościowych nawet pojedynczy incydent może zyskać szeroki rozgłos i poważnie zaszkodzić Twojej marce osobistej.
  4. Ryzyko kontroli i kosztowne konsekwencje operacyjne
    Organy nadzorcze, takie jak Generalny Inspektor Informacji Finansowej, mają prawo przeprowadzać kontrole w Twoim biurze. Brak procedur AML, niekompletna dokumentacja czy nieprzeszkoleni pracownicy mogą prowadzić do poważnych uchybień wykrytych podczas audytu. Skutkiem może być nie tylko nałożenie kary, ale także konieczność wprowadzenia kosztownych zmian organizacyjnych w krótkim czasie.
  5. Wykluczenie z rynku
    Niewywiązywanie się z obowiązków AML może prowadzić do decyzji o cofnięciu Ci prawa do wykonywania działalności. Utrata licencji lub wykluczenie z rynku to ostateczność, ale w przypadku rażących zaniedbań jest to realne zagrożenie.

2. Czym jest AML?

Definicja przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

AML, czyli Anti-Money Laundering, to ogół działań i procedur mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Pranie pieniędzy polega na wprowadzeniu do legalnego obrotu środków pochodzących z działalności przestępczej, takich jak handel narkotykami, oszustwa finansowe czy korupcja. Proces ten ma trzy etapy:

  1. Wprowadzenie – przeniesienie nielegalnych środków do systemu finansowego (np. w formie gotówki lub przelewów).
  2. Warstwowanie – ukrycie źródła pieniędzy poprzez skomplikowane transakcje finansowe, jak np. zakupy nieruchomości.
  3. Integracja – ostateczne wprowadzenie środków do legalnej gospodarki, aby wyglądały na czyste.

Z kolei finansowanie terroryzmu odnosi się do przekazywania funduszy w celu wspierania działalności terrorystycznej. Może obejmować zarówno legalne, jak i nielegalne źródła finansowania, jednak jego cel zawsze stanowi wsparcie działań zagrażających bezpieczeństwu publicznemu.

W kontekście rynku nieruchomości pranie pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu są szczególnie istotnymi zagrożeniami. Wysokie kwoty transakcji i możliwość dokonywania zakupów przez różne podmioty (np. spółki, fundusze, cudzoziemców) czynią tę branżę atrakcyjną dla osób próbujących ukryć nielegalne środki.

Podstawy prawne – ustawa AML z dnia 1 marca 2018 r. oraz jej zmiany w 2023 roku

Podstawowym aktem prawnym regulującym przeciwdziałanie praniu pieniędzy w Polsce jest ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.). Wprowadza ona przepisy wynikające z unijnych dyrektyw AML, które mają na celu ujednolicenie zasad w państwach członkowskich.

Ustawa nakłada obowiązki na tzw. instytucje obowiązane, czyli podmioty, które muszą stosować środki bezpieczeństwa finansowego i raportować transakcje podejrzane. Do takich instytucji należą m.in. banki, biura rachunkowe, kancelarie prawne, ale również biura nieruchomości.

Najważniejsze zmiany wprowadzone w 2023 roku obejmują:

  1. Rozszerzenie katalogu instytucji obowiązanych – jeszcze większy nacisk położono na sektor nieruchomości, który jest traktowany jako obszar wysokiego ryzyka.
  2. Wzmocnienie obowiązku raportowania transakcji podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
  3. Zaostrzenie wymogów dotyczących dokumentacji – większy nacisk na tworzenie i aktualizowanie procedur AML oraz ocen ryzyka.
  4. Podwyższenie kar za nieprzestrzeganie przepisów – zarówno dla osób fizycznych, jak i prawnych.

Ustawa wymaga, aby każda instytucja obowiązana wdrożyła wewnętrzne procedury AML, regularnie je aktualizowała i szkoliła swoich pracowników w zakresie identyfikacji zagrożeń oraz sposobów ich neutralizowania.

Rola pośrednika nieruchomości w systemie przeciwdziałania AML

Jako pośrednik nieruchomości odgrywasz kluczową rolę w systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Zgodnie z ustawą AML, Twoje biuro jest instytucją obowiązaną, co oznacza, że masz określone prawem zadania, których celem jest minimalizacja ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Twoje obowiązki obejmują:

  1. Identyfikację i weryfikację klientów:
    • Masz obowiązek ustalić tożsamość klienta oraz, w przypadku osób prawnych, sprawdzić strukturę właścicielską (np. poprzez uzyskanie informacji z KRS).
    • W przypadku cudzoziemców musisz zweryfikować dokumenty tożsamości oraz zrozumieć cel transakcji.
  2. Analizę transakcji:
    • Jeśli masz podejrzenie, że dana transakcja może być związana z praniem pieniędzy, musisz zgłosić ją do GIIF.
    • Dotyczy to sytuacji, gdy np. klient chce zapłacić wysoką kwotę w gotówce lub gdy struktura transakcji wydaje się nieuzasadniona biznesowo.
  3. Wdrażanie procedur wewnętrznych AML:
    • Jesteś zobowiązany do stworzenia i przestrzegania wewnętrznych procedur AML w swoim biurze. Procedury te powinny obejmować m.in. sposób identyfikacji klientów, metody analizy ryzyka oraz zasady raportowania transakcji podejrzanych.
  4. Szkolenie pracowników:
    • Jeśli prowadzisz biuro nieruchomości z zespołem pracowników, musisz zapewnić im szkolenia dotyczące identyfikacji ryzyka oraz zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Rola pośrednika nieruchomości nie ogranicza się jedynie do realizacji transakcji. Jesteś istotnym ogniwem w systemie ochrony gospodarki przed nielegalnymi działaniami. Twoja współpraca z instytucjami nadzorczymi, dbałość o przestrzeganie procedur oraz analiza transakcji mają realny wpływ na bezpieczeństwo rynku nieruchomości w Polsce.

3. Zakres obowiązków pośrednika nieruchomości wynikających z ustawy AML

Jako pośrednik nieruchomości, jesteś instytucją obowiązaną zgodnie z ustawą AML, co oznacza, że masz określone prawem zadania związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Poniżej szczegółowo omawiam najważniejsze obowiązki, jakie musisz wypełniać w swojej codziennej pracy.

Identyfikacja i weryfikacja klienta – kiedy musisz ją przeprowadzić?

Identyfikacja i weryfikacja klienta to podstawowy obowiązek pośrednika nieruchomości wynikający z ustawy AML. Jej celem jest ustalenie tożsamości osoby, z którą podejmujesz współpracę, a także analiza, czy jej działania nie niosą ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Identyfikację i weryfikację klienta musisz przeprowadzić w następujących sytuacjach:

  1. Przed nawiązaniem relacji biznesowej – np. przy podpisywaniu umowy pośrednictwa.
  2. Przy transakcjach o wartości co najmniej 10 000 euro (lub równowartości w innej walucie), bez względu na to, czy jest to jedna operacja, czy kilka powiązanych ze sobą transakcji.
  3. W przypadku podejrzenia, że transakcja lub działalność klienta może być związana z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, nawet jeśli kwota transakcji jest niższa od progu 10 000 euro.
  4. Jeśli istnieją wątpliwości co do tożsamości klienta lub wiarygodności wcześniej zgromadzonych danych.

Jak wygląda proces identyfikacji i weryfikacji klienta?

  1. Ustalenie tożsamości klienta indywidualnego:
    • Pobranie i weryfikacja danych z dokumentu tożsamości (np. dowód osobisty, paszport).
    • Zapisanie podstawowych informacji, takich jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL czy numer dokumentu tożsamości.
  2. Weryfikacja klientów biznesowych (np. spółek):
    • Sprawdzenie danych rejestrowych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
    • Ustalenie struktury właścicielskiej firmy oraz jej beneficjentów rzeczywistych (czyli osób, które faktycznie kontrolują firmę).
    • Weryfikacja pełnomocnictw osób reprezentujących firmę.
  3. Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego:
    • Ustalenie, kto stoi za daną transakcją lub podmiotem – np. w przypadku skomplikowanych struktur korporacyjnych.
    • Sprawdzenie beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
  4. Ocena ryzyka klienta:
    • Na podstawie zgromadzonych informacji musisz określić poziom ryzyka związany z klientem (niski, średni, wysoki). W przypadku wysokiego ryzyka, np. gdy klient pochodzi z kraju o podwyższonym ryzyku, musisz stosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego.

Obowiązek analizy transakcji – na co zwrócić szczególną uwagę?

Analiza transakcji to kluczowy element Twojej działalności w kontekście AML. Polega na monitorowaniu i ocenie transakcji klientów w celu wykrycia potencjalnie podejrzanych działań.

Na co musisz zwrócić szczególną uwagę?

  1. Nietypowe formy płatności:
    • Klient chce zapłacić dużą kwotę w gotówce (powyżej 10 000 euro).
    • Płatność odbywa się w małych, regularnych ratach, które mają na celu obejście progów raportowania.
    • Użycie nietypowych instrumentów finansowych, np. kryptowalut.
  2. Niejasny cel transakcji:
    • Klient nie potrafi jasno wyjaśnić, dlaczego chce kupić lub sprzedać nieruchomość.
    • Struktura transakcji wydaje się złożona i bez uzasadnienia biznesowego (np. wiele podmiotów uczestniczących w transakcji).
  3. Podejrzane zachowania klienta:
    • Klient unika dostarczania dokumentów lub weryfikacji tożsamości.
    • Dane klienta lub jego działania wzbudzają wątpliwości, np. brak logicznego uzasadnienia dla wyboru konkretnej nieruchomości.
  4. Transakcje transgraniczne:
    • Klient pochodzi z kraju znajdującego się na liście państw wysokiego ryzyka (opublikowanej przez FATF – Financial Action Task Force).
    • Transfer środków finansowych pochodzi z rachunków w rajach podatkowych lub krajach o słabej kontroli przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Jeśli po analizie transakcji uznasz, że jest ona podejrzana, masz obowiązek podjąć odpowiednie kroki, w tym zgłosić ją do GIIF.

Raportowanie transakcji podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF)

Zgodnie z ustawą AML, jako pośrednik masz obowiązek raportować transakcje podejrzane do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Transakcja podejrzana to taka, która może wskazywać na próbę prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Jak zgłosić transakcję podejrzaną?

  1. Przygotowanie zgłoszenia:
    • Zbierz wszystkie dostępne informacje o transakcji, w tym dane klienta, opis transakcji, uzasadnienie podejrzeń oraz dokumentację wspierającą zgłoszenie.
  2. Zgłoszenie do GIIF:
    • Przekaż informacje w formie elektronicznej poprzez portal dedykowany GIIF lub w formie pisemnej.
  3. Dalsze działania:
    • Po zgłoszeniu transakcji podejrzanej masz obowiązek wstrzymania jej realizacji na czas wskazany przez GIIF (do 24 godzin). Jeśli GIIF nie wyda dalszych dyspozycji, możesz wznowić realizację transakcji.

Pamiętaj, że zgłoszenie transakcji podejrzanej jest Twoim obowiązkiem ustawowym. GIIF zapewnia ochronę zgłaszających, więc nie musisz obawiać się konsekwencji prawnych w przypadku błędnej oceny, o ile działałeś w dobrej wierze.

Prowadzenie dokumentacji zgodnie z ustawą AML – co i jak długo przechowywać?

Ustawa AML nakłada na Ciebie obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją obowiązków wynikających z przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Jakie dokumenty musisz przechowywać?

  1. Dane identyfikacyjne klientów:
    • Kopie dokumentów tożsamości, pełnomocnictwa, dane beneficjentów rzeczywistych.
  2. Dokumentację dotyczącą analizy ryzyka:
    • Oceny ryzyka klientów i transakcji, w tym uzasadnienia podjętych działań.
  3. Zgłoszenia do GIIF:
    • Kopie zgłoszeń transakcji podejrzanych, dokumentacja związana z podejrzanymi działaniami klientów.
  4. Procedury wewnętrzne AML:
    • Dokumentację opisującą wdrożone procedury oraz dowody na ich regularną aktualizację.

Jak długo musisz przechowywać dokumentację?

  • Dokumenty związane z realizacją obowiązków AML musisz przechowywać przez minimum 5 lat od zakończenia relacji biznesowej z klientem lub od daty przeprowadzenia transakcji.
  • Po upływie tego okresu dane powinny zostać usunięte, chyba że organy nadzorcze zażądają ich dłuższego przechowywania w konkretnym przypadku.

Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji to kluczowy element Twojej pracy jako pośrednika. Dzięki temu nie tylko spełniasz wymogi prawne, ale także masz dowody na swoją staranność w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Przestrzeganie powyższych obowiązków chroni Ciebie i Twoje biuro przed ryzykiem prawnym, finansowym i reputacyjnym.

4. Kogo dotyczy AML w obrocie nieruchomościami?

Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML) obejmują wiele podmiotów, które są określane jako „instytucje obowiązane”. W obrocie nieruchomościami pośrednicy odgrywają kluczową rolę w systemie AML, ponieważ ich działalność często wiąże się z wysokimi kwotami transakcji, które mogą być wykorzystywane do ukrywania nielegalnego pochodzenia środków finansowych.

Kiedy pośrednik nieruchomości staje się „instytucją obowiązaną”?

Jako pośrednik nieruchomości automatycznie podlegasz przepisom AML, ponieważ ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprost wskazuje, że działalność związana z obrotem nieruchomościami jest objęta obowiązkami instytucji obowiązanej.

Stajesz się instytucją obowiązaną w następujących sytuacjach:

  1. Podpisujesz umowę pośrednictwa z klientem – zarówno na sprzedaż, zakup, jak i wynajem nieruchomości.
  2. Masz do czynienia z transakcjami o wartości przekraczającej 10 000 euro (lub równowartości w innej walucie) – obowiązek ten dotyczy nawet sytuacji, gdy płatność odbywa się w częściach, ale łączna wartość transakcji przekracza próg.
  3. Obsługujesz klientów z krajów podwyższonego ryzyka, czyli tych, którzy pochodzą z państw wskazanych na listach FATF jako sprzyjające praniu pieniędzy.
  4. Podejrzewasz, że dana transakcja może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, nawet jeśli jej wartość jest niższa niż 10 000 euro.

Pamiętaj, że nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, Twoja firma jest traktowana jako instytucja obowiązana. Nie możesz unikać stosowania przepisów AML, ponieważ ich niedopełnienie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Jak rozpoznać klientów, którzy mogą stanowić ryzyko prania pieniędzy?

Rozpoznanie klientów potencjalnie ryzykownych to kluczowa umiejętność pośrednika nieruchomości. Musisz umieć zidentyfikować sytuacje, w których klient lub jego działania mogą wskazywać na próbę prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Czynniki, które mogą wskazywać na podwyższone ryzyko:

  1. Nietypowe zachowanie klienta:
    • Klient unika weryfikacji swojej tożsamości lub dostarcza niepełne dane.
    • Podaje sprzeczne informacje dotyczące źródła finansowania zakupu nieruchomości.
    • Nie wykazuje zainteresowania szczegółami nieruchomości, np. jej ceną, stanem technicznym czy lokalizacją, co może wskazywać na brak rzeczywistego zainteresowania.
    • Proponuje zapłatę w gotówce, szczególnie gdy wartość transakcji jest wysoka.
  2. Pochodzenie klienta:
    • Klient pochodzi z kraju uznawanego za raj podatkowy lub z państw wysokiego ryzyka (np. zgodnie z listą FATF).
    • Działa na rzecz podmiotu lub osoby z kraju, w którym istnieje duże ryzyko korupcji lub słabe mechanizmy przeciwdziałania praniu pieniędzy.
  3. Rodzaj i struktura transakcji:
    • Transakcja wydaje się skomplikowana bez logicznego uzasadnienia biznesowego, np. zakup nieruchomości za pośrednictwem wielu podmiotów.
    • Środki finansowe pochodzą z różnych źródeł, które są trudne do wyjaśnienia lub sprawdzenia.
    • Klient chce zawrzeć umowę w krótkim czasie, nie dbając o szczegóły i standardowe procedury.
  4. Beneficjent rzeczywisty:
    • Niejasna struktura właścicielska klienta biznesowego, szczególnie gdy nie można ustalić, kto jest beneficjentem rzeczywistym.
    • Użycie tzw. słupów – osób podstawionych jako właściciele lub przedstawiciele, którzy nie mają rzeczywistej kontroli nad transakcją.

Co robić, gdy klient wzbudza Twoje podejrzenia?

Zachowaj spokój i postępuj zgodnie z procedurami AML:

  • Przeprowadź pełną identyfikację i weryfikację klienta, nawet jeśli transakcja wydaje się na pierwszy rzut oka standardowa.
  • Zbadaj szczegóły transakcji i zweryfikuj źródło środków finansowych.

Zastosuj wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego:

  • W przypadku klientów wysokiego ryzyka masz obowiązek podjąć dodatkowe działania, np. szczegółową analizę transakcji lub zwiększoną kontrolę nad dokumentacją.

Zgłoś transakcję podejrzaną do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF):

  • Jeśli po analizie uznasz, że klient może mieć związek z praniem pieniędzy, niezwłocznie powiadom GIIF.

Zadbaj o odpowiednią dokumentację:

  • Wszystkie kroki, jakie podejmujesz w związku z realizacją obowiązków AML, muszą być odpowiednio udokumentowane. Przechowuj dane klienta, ocenę ryzyka oraz informacje o podejmowanych działaniach przez co najmniej 5 lat.

Rola analizy ryzyka w rozpoznawaniu klientów wysokiego ryzyka

Ustawa AML wymaga od Ciebie, jako pośrednika nieruchomości, przeprowadzenia analizy ryzyka dla każdego klienta. Kluczowym narzędziem w tym procesie jest wewnętrzna procedura AML, którą musisz mieć wdrożoną w swoim biurze.

Co obejmuje analiza ryzyka?

  • Profil klienta: Pochodzenie, dane finansowe, beneficjenci rzeczywiści.
  • Cel i charakter transakcji: Czy jest uzasadniony i spójny z działalnością klienta?
  • Historia współpracy: Czy klient był wcześniej związany z transakcjami podejrzanymi?
  • Środki płatnicze: Czy pochodzenie pieniędzy jest transparentne?

Analiza ryzyka pozwala Ci odpowiednio sklasyfikować klienta jako niskiego, średniego lub wysokiego ryzyka. To z kolei determinuje, jakie środki bezpieczeństwa powinieneś zastosować, aby wypełnić swoje obowiązki zgodnie z ustawą.

Przepisy AML w obrocie nieruchomościami jasno określają, że Twoim zadaniem jest nie tylko sprzedaż nieruchomości, ale także ochrona rynku przed osobami, które mogą wykorzystywać go do działań niezgodnych z prawem. Świadomość, kogo dotyczą przepisy, oraz umiejętność rozpoznawania klientów wysokiego ryzyka to kluczowe aspekty Twojej pracy jako profesjonalnego pośrednika nieruchomości.

5. Identyfikacja i ocena ryzyka AML

Identyfikacja i ocena ryzyka AML to fundament skutecznego przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jako pośrednik nieruchomości jesteś zobowiązany nie tylko do rozpoznawania potencjalnych zagrożeń, ale także do ich systematycznej oceny oraz wdrożenia odpowiednich środków zaradczych. Twoim celem jest stworzenie procedur, które pozwolą minimalizować ryzyko prania pieniędzy i ułatwią Ci wykrywanie podejrzanych transakcji.

Ocena ryzyka to proces wieloetapowy, który powinien uwzględniać specyfikę Twojej działalności, a także przepisy wynikające z ustawy AML. Przeprowadzona poprawnie pozwala Ci podejmować właściwe decyzje dotyczące współpracy z klientami, ich weryfikacji oraz realizacji transakcji.

Jak stworzyć i wdrożyć własną ocenę ryzyka w biurze nieruchomości?

Stworzenie efektywnej oceny ryzyka w Twoim biurze nieruchomości wymaga przestrzegania kilku kluczowych kroków. Każdy z nich powinien być dostosowany do wielkości Twojej firmy, charakteru obsługiwanych transakcji oraz profilu klientów, z którymi współpracujesz.

  1. Analiza działalności biura nieruchomości
    • Określ zakres swojej działalności: czy obsługujesz głównie klientów krajowych, zagranicznych, prywatnych czy biznesowych?
    • Sprawdź, jakie typy transakcji najczęściej obsługujesz – czy są to sprzedaże, zakupy czy może wynajmy nieruchomości.
    • Oceń, czy w Twojej działalności występują elementy zwiększające ryzyko, np. częste płatności gotówkowe.
  2. Identyfikacja czynników ryzyka
    • Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia wynikające z Twojej współpracy z klientami oraz charakterystyki transakcji (szczegóły znajdziesz w kolejnym punkcie).
    • Skup się na sytuacjach, które mogą być wykorzystywane przez przestępców do prania pieniędzy.
  3. Opracowanie dokumentu oceny ryzyka
    • Sporządź pisemny dokument, w którym opiszesz swoje podejście do identyfikacji i analizy ryzyka AML. Dokument ten powinien obejmować zasady oceny ryzyka oraz procedury postępowania w przypadku klientów niskiego, średniego i wysokiego ryzyka.
  4. Wdrożenie procedur i szkolenie zespołu
    • Zapewnij szkolenie dla siebie i swoich współpracowników, aby wszyscy znali obowiązujące procedury oraz wiedzieli, jak postępować w sytuacjach podejrzanych.
    • Regularnie aktualizuj procedury, aby były zgodne z najnowszymi przepisami AML.
  5. Monitorowanie i aktualizacja oceny ryzyka
    • Regularnie analizuj swoje procedury oraz weryfikuj skuteczność oceny ryzyka.
    • W razie potrzeby wprowadzaj zmiany w procedurach, aby były dostosowane do zmieniającej się sytuacji prawnej i rynkowej.

Kategorie ryzyka: geograficzne, związane z klientem i rodzajem transakcji

Ocena ryzyka AML opiera się na analizie kilku kluczowych kategorii, które pozwalają zidentyfikować potencjalne zagrożenia. Każda z nich wymaga indywidualnego podejścia, aby skutecznie minimalizować ryzyko związane z praniem pieniędzy.

1. Ryzyko geograficzne

Niektóre kraje lub regiony są bardziej narażone na działania związane z praniem pieniędzy ze względu na słabe mechanizmy kontroli finansowej lub wysoki poziom korupcji.

  • Czynniki ryzyka:
    • Klient pochodzi z kraju wskazanego na liście FATF jako państwo wysokiego ryzyka.
    • Transakcja dotyczy nieruchomości znajdujących się w regionach znanych z działalności przestępczej.
    • Środki finansowe pochodzą z krajów uznawanych za raje podatkowe.
  • Jak reagować?
    • W przypadku klientów z takich obszarów zastosuj wzmożone środki bezpieczeństwa, np. dokładną weryfikację tożsamości i źródła środków.

2. Ryzyko związane z klientem

Nie każdy klient niesie ze sobą takie samo ryzyko. Musisz ocenić, czy dana osoba lub firma wykazuje cechy zwiększające ryzyko prania pieniędzy.

  • Czynniki ryzyka:
    • Klient nie chce dostarczyć pełnych informacji dotyczących swojej tożsamości lub źródła finansowania.
    • Beneficjent rzeczywisty jest nieznany lub trudno go ustalić.
    • Klient ma skomplikowaną strukturę właścicielską, która może ukrywać rzeczywistych właścicieli.
  • Jak reagować?
    • W przypadku takich klientów przeprowadź szczegółową analizę ryzyka i dokumentuj każde podjęte działanie.

3. Ryzyko związane z rodzajem transakcji

Niektóre transakcje są bardziej narażone na wykorzystanie do prania pieniędzy niż inne.

  • Czynniki ryzyka:
    • Transakcje o wysokiej wartości z użyciem gotówki.
    • Skomplikowane transakcje, w których bierze udział wielu pośredników lub podmiotów.
    • Transakcje przeprowadzane w bardzo krótkim czasie, bez negocjacji lub szczegółowego badania nieruchomości przez klienta.
  • Jak reagować?
    • Weryfikuj szczegóły transakcji i dokumentuj jej przebieg. Zgłoś podejrzane działania do GIIF.

Przykłady sytuacji wysokiego ryzyka w obrocie nieruchomościami

Aby lepiej zrozumieć, jakie działania mogą wskazywać na ryzyko prania pieniędzy, warto zapoznać się z kilkoma przykładami sytuacji, które powinny wzbudzić Twoją czujność:

  1. Gotówkowy zakup nieruchomości o wysokiej wartości
    • Klient chce dokonać transakcji w całości za pomocą gotówki, bez podania uzasadnienia, dlaczego unika przelewów bankowych.
  2. Transakcje realizowane w imieniu trzecich osób
    • Osoba podpisująca umowę nie jest rzeczywistym beneficjentem transakcji, a prawdziwego właściciela nie da się zidentyfikować.
  3. Zakup nieruchomości bez negocjacji
    • Klient akceptuje cenę bez pytania o szczegóły i nie interesuje się stanem technicznym nieruchomości.
  4. Transakcje z udziałem klientów z krajów wysokiego ryzyka
    • Klient pochodzi z państw uznawanych za niebezpieczne w kontekście prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
  5. Niejasne źródło środków finansowych
    • Klient nie potrafi w wiarygodny sposób wyjaśnić, skąd pochodzą pieniądze na zakup nieruchomości.

Każda z powyższych sytuacji wymaga od Ciebie wzmożonej czujności oraz stosowania środków bezpieczeństwa dostosowanych do poziomu ryzyka. Dzięki odpowiedniej identyfikacji i ocenie ryzyka możesz skutecznie chronić swoje biuro nieruchomości przed konsekwencjami związanymi z praniem pieniędzy.

Procedura AML w Twoim biurze nieruchomości

Prowadzenie biura nieruchomości wiąże się z obowiązkiem wdrożenia i stosowania procedur AML. Musisz opracować dokumentację wewnętrzną, która określi sposób identyfikacji ryzyka, weryfikacji klientów oraz raportowania podejrzanych transakcji. Taka procedura to nie tylko wymóg prawny, ale także narzędzie pomagające w codziennej pracy, które chroni Twoje biuro przed konsekwencjami naruszenia przepisów.

Jak stworzyć procedurę wewnętrzną AML krok po kroku?

Opracowanie procedury AML w biurze nieruchomości wymaga przejścia przez kilka kluczowych etapów. Ważne jest, aby procedura była zgodna z przepisami ustawy AML i dostosowana do specyfiki Twojej działalności.

  1. Zidentyfikuj obszary ryzyka w swojej działalności
    • Przeanalizuj, które elementy Twojej pracy mogą być narażone na wykorzystanie do prania pieniędzy, np. transakcje gotówkowe, klienci z krajów wysokiego ryzyka czy skomplikowane struktury właścicielskie.
    • Ustal, jakie działania są podejmowane w Twoim biurze w ramach obsługi transakcji i które z nich mogą wymagać szczególnej uwagi.
  2. Opracuj szczegółowe procedury weryfikacji klientów
    • Określ, kiedy i jak przeprowadzać identyfikację klienta – zarówno osoby fizycznej, jak i prawnej.
    • Uwzględnij zasady weryfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz sposoby dokumentowania przeprowadzonych działań.
    • Zdefiniuj, jakie dokumenty musisz pozyskać od klientów i jak je przechowywać.
  3. Sporządź procedury analizy transakcji
    • Opisz, jak rozpoznawać i klasyfikować transakcje pod względem ryzyka AML.
    • Wskaż kryteria, które decydują o uznaniu transakcji za podejrzaną, oraz opisz, jak postępować w takich przypadkach.
    • Zdefiniuj proces raportowania transakcji podejrzanych do GIIF.
  4. Określ zasady prowadzenia dokumentacji
    • Wskaż, jakie informacje i dokumenty muszą być przechowywane, jak długo oraz w jaki sposób zapewnić ich bezpieczeństwo.
    • Określ odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji oraz jej regularną weryfikację.
  5. Wyznacz osoby odpowiedzialne za wdrażanie procedur
    • W jednoosobowym biurze nieruchomości obowiązki AML spoczywają na Tobie. Jeśli jednak zatrudniasz pracowników, wskaż, kto odpowiada za realizację konkretnych działań związanych z AML.
    • Zapewnij szkolenia dla siebie i zespołu, aby każdy znał swoje obowiązki wynikające z procedur AML.
  6. Zatwierdź i wdroż procedurę
    • Po opracowaniu dokumentacji upewnij się, że spełnia ona wszystkie wymogi prawne.
    • Wprowadź procedurę w życie, zapewniając, że każdy w Twoim biurze zna jej treść i wie, jak stosować ją w praktyce.

Elementy, które muszą znaleźć się w dokumentacji

Twoja wewnętrzna procedura AML musi być zgodna z ustawą i zawierać konkretne elementy, które precyzyjnie opisują działania Twojego biura nieruchomości w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Oto, co powinno się w niej znaleźć:

  1. Polityka oceny ryzyka AML
    • Opis metod identyfikacji, oceny i klasyfikacji ryzyka klientów oraz transakcji.
    • Procedury przypisywania poziomu ryzyka: niskiego, średniego lub wysokiego.
  2. Zasady weryfikacji klienta
    • Określenie, jakie dokumenty są wymagane od klientów w procesie identyfikacji.
    • Procedury potwierdzania tożsamości klientów i beneficjentów rzeczywistych.
  3. Procedury analizy i raportowania transakcji
    • Opis kryteriów uznawania transakcji za podejrzane.
    • Zasady raportowania podejrzanych transakcji do GIIF oraz harmonogram takich działań.
  4. Zasady przechowywania dokumentacji
    • Informacje o tym, jakie dane i dokumenty są przechowywane, jak długo oraz w jakim celu.
    • Określenie sposobów ochrony danych zgodnie z przepisami o ochronie informacji.
  5. Plan szkoleń AML
    • Opis szkoleń dla pracowników i właścicieli biura, ich częstotliwość oraz zakres tematyczny.
    • Zasady potwierdzania uczestnictwa w szkoleniach i przechowywania dokumentacji z nimi związanej.

Aktualizacja procedury – jak często i w jakich okolicznościach?

Twoja procedura AML nie jest dokumentem statycznym. Powinna być regularnie aktualizowana, aby uwzględniała zmiany w przepisach prawa, charakterze Twojej działalności lub specyfice rynku nieruchomości.

  1. Kiedy aktualizować procedurę?
    • Zmiany w przepisach prawa: np. nowelizacja ustawy AML, pojawienie się nowych wytycznych GIIF lub przepisów unijnych.
    • Zmiany w działalności biura: rozszerzenie działalności, obsługa nowych typów klientów lub transakcji.
    • Zmiany w środowisku ryzyka: np. nowe obszary geograficzne, wzrost ryzyka w określonych typach transakcji.
    • Uwagi z audytu lub kontroli: jeśli podczas kontroli wykryto niezgodności lub niedociągnięcia, procedura powinna być dostosowana do zaleceń.
  2. Jak często aktualizować procedurę?
    • W większości przypadków wystarczająca jest coroczna aktualizacja, o ile nie wystąpią nadzwyczajne okoliczności, które wymagają szybszych zmian.
    • Dobrą praktyką jest także przegląd procedury po każdym większym szkoleniu AML, aby uwzględnić nowe informacje lub zalecenia.
  3. Jak wdrożyć zmiany?
    • Po zaktualizowaniu procedury należy poinformować wszystkie osoby zaangażowane w realizację działań AML.
    • Zorganizuj krótkie szkolenie lub spotkanie, na którym omówisz wprowadzone zmiany.
    • Upewnij się, że nowe wersje dokumentów są dostępne w biurze i każdy wie, gdzie je znaleźć.

Tworząc i wdrażając procedurę AML, budujesz solidne podstawy do ochrony swojego biura nieruchomości przed zagrożeniami związanymi z praniem pieniędzy. Pamiętaj, że dobrze opracowana dokumentacja to nie tylko spełnienie obowiązku prawnego, ale także narzędzie, które ułatwi Ci codzienną pracę i zminimalizuje ryzyko związane z AML.

7. Szkolenia dla pośredników i pracowników biura nieruchomości

Szkolenia z zakresu AML to jeden z kluczowych elementów systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy w biurze nieruchomości. Regularne edukowanie siebie i swojego zespołu pozwala nie tylko spełnić wymagania ustawowe, ale przede wszystkim minimalizuje ryzyko błędów w codziennej pracy. Dowiedz się, jakie są Twoje obowiązki związane ze szkoleniami oraz jak skutecznie je wdrożyć w swojej działalności.

Obowiązek edukacyjny – kogo dotyczy i jak go realizować?

Ustawa AML nakłada obowiązek regularnych szkoleń na wszystkie osoby, które są zaangażowane w realizację procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że jako pośrednik nieruchomości musisz nie tylko szkolić siebie, ale również swoich pracowników.

  1. Kogo dotyczy obowiązek szkoleniowy?
    • Pośredników nieruchomości: jeśli prowadzisz biuro samodzielnie, to na Tobie spoczywa pełna odpowiedzialność za realizację obowiązków AML, w tym szkolenia.
    • Pracowników biura nieruchomości: obowiązek dotyczy każdej osoby, która w ramach swoich obowiązków może mieć kontakt z klientem, przeprowadza identyfikację klientów lub analizuje transakcje. Dotyczy to zarówno agentów nieruchomości, jak i osób administracyjnych, jeśli uczestniczą w realizacji obowiązków AML.
  2. Jak realizować obowiązek szkoleniowy?
    • Organizuj szkolenia cykliczne, co najmniej raz w roku, aby Twoja wiedza i wiedza Twoich pracowników była zgodna z aktualnymi przepisami.
    • W sytuacji istotnych zmian w prawie (np. nowelizacja ustawy AML), dodatkowe szkolenie powinno odbyć się niezwłocznie po ich wejściu w życie.
    • Szkolenia mogą być realizowane przez:
      • zewnętrzne firmy szkoleniowe specjalizujące się w AML,
      • wewnętrzne szkolenia prowadzone przez Ciebie (o ile posiadasz odpowiednią wiedzę),
      • webinary i kursy online dostosowane do specyfiki branży nieruchomości.

Tematyka szkoleń AML w kontekście pracy pośrednika

Szkolenia AML dla pośredników nieruchomości powinny być dostosowane do specyfiki Twojej działalności. Nie wystarczy ogólna wiedza – kluczowe jest zrozumienie, jak przepisy odnoszą się do codziennych obowiązków w biurze nieruchomości.

  1. Podstawy prawne i obowiązki wynikające z ustawy AML
    • Omówienie przepisów ustawy AML i ich znaczenia dla branży nieruchomości.
    • Wyjaśnienie, kim jest „instytucja obowiązana” i jakie obowiązki wynikają z tego statusu.
  2. Identyfikacja i weryfikacja klientów
    • Kiedy i jak przeprowadzać identyfikację klienta zgodnie z przepisami.
    • Weryfikacja beneficjenta rzeczywistego w przypadku spółek i fundacji.
    • Rozpoznawanie fałszywych dokumentów tożsamości i innych prób oszustwa.
  3. Analiza i raportowanie transakcji podejrzanych
    • Rozpoznawanie transakcji wysokiego ryzyka i niezgodnych z typowym modelem działania klienta.
    • Omówienie procedury zgłaszania podejrzanych transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
    • Przykłady konkretnych sytuacji z branży nieruchomości.
  4. Ocena ryzyka i wdrażanie procedur
    • Jak stworzyć i wdrożyć wewnętrzną ocenę ryzyka AML w biurze nieruchomości.
    • Kategorie ryzyka, na które pośrednik powinien zwracać szczególną uwagę.
    • Procedury i narzędzia wspierające realizację obowiązków AML.
  5. Praktyczne aspekty dokumentacji
    • Zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zgodnie z wymogami ustawy AML.
    • Jak długo przechowywać dane klientów i dokumenty transakcyjne.
    • Błędy w dokumentacji – jak ich unikać?

Jak udokumentować przeprowadzone szkolenia?

Każde szkolenie, które organizujesz lub w którym uczestniczysz, powinno być odpowiednio udokumentowane. Dokumentacja ta jest istotnym elementem w przypadku kontroli z GIIF lub innych organów nadzoru.

  1. Protokół ze szkolenia
    • Stwórz dokument zawierający datę i miejsce szkolenia, jego tematykę oraz listę uczestników.
    • Jeśli szkolenie było prowadzone przez zewnętrznego dostawcę, załącz jego certyfikat lub potwierdzenie uczestnictwa.
  2. Lista obecności
    • Każde szkolenie powinno być potwierdzone podpisami uczestników.
    • W przypadku szkoleń online można załączyć zrzut ekranu z widoczną listą uczestników lub raport wygenerowany przez platformę szkoleniową.
  3. Materiały szkoleniowe
    • Zachowaj wszystkie materiały, które były wykorzystane podczas szkolenia – prezentacje, notatki czy nagrania webinarów.
    • Te dokumenty mogą posłużyć jako dowód, że szkolenie było merytoryczne i zgodne z przepisami.
  4. Certyfikaty uczestnictwa
    • Po zakończeniu szkolenia warto przygotować certyfikaty dla uczestników, które potwierdzają ich udział.
    • Certyfikaty mogą być przechowywane w dokumentacji osobowej pracowników lub w ogólnej dokumentacji biura.
  5. Harmonogram i plan szkoleń
    • Warto opracować roczny plan szkoleń dla siebie i swojego zespołu. W dokumencie tym zawrzyj harmonogram, tematykę i planowane metody realizacji.
    • Dzięki temu zyskasz pewność, że spełniasz obowiązki ustawowe w sposób regularny.

Regularne szkolenia z zakresu AML to nie tylko obowiązek prawny, ale również inwestycja w bezpieczeństwo Twojego biura nieruchomości. Dobrze przeszkolony zespół potrafi efektywnie rozpoznawać sytuacje wysokiego ryzyka, minimalizując zagrożenia finansowe i reputacyjne. Pamiętaj, że udokumentowanie przeprowadzonych szkoleń to jeden z kluczowych elementów przygotowania do ewentualnej kontroli ze strony GIIF.

8. Najczęstsze błędy popełniane przez pośredników w kontekście AML

Wprowadzenie skutecznych procedur AML w biurze nieruchomości wymaga wiedzy, systematyczności i uwagi. Jednak w praktyce pośrednicy często popełniają błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Przyjrzyjmy się najczęstszym problemom, z którymi borykają się pośrednicy, abyś mógł ich uniknąć w swojej pracy.

Niedostateczna weryfikacja klienta

Jednym z podstawowych obowiązków wynikających z ustawy AML jest prawidłowa identyfikacja i weryfikacja klienta. Niedociągnięcia w tym obszarze mogą mieć poważne konsekwencje.

  1. Brak przeprowadzenia weryfikacji klienta w odpowiednim momencie
    • Pośrednicy czasem zbyt późno przeprowadzają weryfikację tożsamości klienta – np. dopiero po podpisaniu umowy pośrednictwa lub realizacji transakcji. Tymczasem zgodnie z przepisami AML, identyfikacja klienta powinna być przeprowadzona przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub wykonaniem transakcji.
  2. Zadowalanie się niepełnymi informacjami
    • Pośrednicy często nie zbierają wszystkich wymaganych danych, takich jak pełne dane identyfikacyjne klienta, jego beneficjenta rzeczywistego (w przypadku spółek) czy źródła pochodzenia środków finansowych.
    • Niedopełnienie obowiązku weryfikacji beneficjenta rzeczywistego może skutkować karami, zwłaszcza jeśli klient korzysta z ukrytych struktur prawnych.
  3. Brak weryfikacji dokumentów
    • Niezwracanie uwagi na fałszywe lub podejrzane dokumenty tożsamości to kolejny problem. Pośrednicy często nie porównują dokumentów z danymi klienta, co może prowadzić do zaakceptowania nieuczciwych klientów.
    • Warto korzystać z dostępnych narzędzi technologicznych, które umożliwiają weryfikację dokumentów i sprawdzanie ich autentyczności.

Brak dokumentacji transakcji

Właściwe prowadzenie dokumentacji to kluczowy element zgodności z ustawą AML. Niestety, wielu pośredników nie przykłada do tego wystarczającej uwagi.

  1. Nieprowadzenie rejestru transakcji
    • Każda transakcja, w której uczestniczysz jako pośrednik, powinna być odpowiednio udokumentowana – zarówno pod kątem danych klienta, jak i szczegółów samej transakcji. Brak takiego rejestru jest naruszeniem ustawy AML i może być powodem kontroli ze strony GIIF.
  2. Niekompletna lub nieczytelna dokumentacja
    • Wielu pośredników gromadzi dokumenty w sposób chaotyczny, co utrudnia ich analizę w razie potrzeby. Brak logicznego systemu archiwizacji może prowadzić do zagubienia kluczowych informacji.
    • Upewnij się, że Twoja dokumentacja jest nie tylko kompletna, ale także przechowywana w sposób uporządkowany i zgodny z przepisami.
  3. Zbyt krótki okres przechowywania dokumentów
    • Zgodnie z ustawą AML, dokumentacja musi być przechowywana przez minimum 5 lat od zakończenia współpracy z klientem. Pośrednicy często zapominają o tym obowiązku i usuwają dokumenty wcześniej, co może prowadzić do sankcji w razie kontroli.

Ignorowanie obowiązku zgłaszania transakcji podejrzanych

Jednym z najpoważniejszych błędów pośredników jest ignorowanie sytuacji, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.

  1. Bagatelizowanie nietypowych zachowań klientów
    • Klienci dokonujący niestandardowych operacji finansowych, takich jak płatności w gotówce na dużą kwotę, powinni wzbudzić Twoją czujność. Ignorowanie takich sygnałów to poważny błąd.
    • Przykłady sytuacji, które mogą wymagać zgłoszenia:
      • Klient nie chce ujawnić źródła pochodzenia środków.
      • Transakcje znacznie przekraczające rynkową wartość nieruchomości.
      • Klient, który unika przekazywania jakichkolwiek danych osobowych.
  2. Brak zgłoszenia do GIIF
    • Jeśli zauważysz podejrzaną transakcję lub działanie klienta, masz obowiązek zgłoszenia tego do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Wiele osób nie wykonuje tego obowiązku z obawy przed stratą klienta lub braku wiedzy na temat procedury zgłoszeniowej.
    • Procedura zgłoszenia jest prosta i obejmuje przekazanie informacji za pośrednictwem systemu elektronicznego GIIF. Zaniedbanie tego obowiązku może jednak skutkować karami finansowymi i odpowiedzialnością karną.
  3. Brak szkoleń w zakresie rozpoznawania transakcji podejrzanych
    • Nieumiejętność rozpoznawania ryzykownych transakcji często wynika z braku odpowiednich szkoleń. Jeśli Ty i Twoi pracownicy nie jesteście przeszkoleni w tym zakresie, ryzyko przeoczenia podejrzanej transakcji znacznie wzrasta.

Najczęstsze błędy popełniane przez pośredników nieruchomości w kontekście AML wynikają najczęściej z braku wiedzy, niedbałości lub ignorowania obowiązków. Aby ich uniknąć:

  • Regularnie aktualizuj swoją wiedzę na temat ustawy AML.
  • Wprowadź procedury wewnętrzne, które pomogą Ci kontrolować kluczowe procesy.
  • Prowadź kompletną dokumentację i systematycznie ją archiwizuj.
  • Bądź czujny wobec klientów i transakcji, które mogą budzić wątpliwości.

Pamiętaj, że odpowiedzialność za zgodność z przepisami AML spoczywa na Tobie jako pośredniku. Unikanie błędów nie tylko ochroni Cię przed karami, ale również wzmocni zaufanie klientów do Twojego biura nieruchomości.

9. Kontrole w zakresie AML w branży nieruchomości

Przepisy ustawy AML nakładają na pośredników nieruchomości obowiązki, których przestrzeganie może być weryfikowane w trakcie kontroli. Właściwe przygotowanie do tego procesu to klucz do uniknięcia problemów i sankcji. Poniżej omówimy najważniejsze zagadnienia dotyczące kontroli w biurze nieruchomości.

Kto i jak często może kontrolować biuro nieruchomości?

  1. Organy odpowiedzialne za kontrole AML
    Kontrole w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w biurach nieruchomości przeprowadzają:
    • Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) – główny organ odpowiedzialny za nadzór nad realizacją przepisów AML.
    • Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) – organy skarbowe mogą przeprowadzać kontrole w zakresie stosowania procedur AML przez instytucje obowiązane.
    • Ministerstwo Finansów – jako nadzorca realizacji ustawy AML może delegować swoich przedstawicieli do przeprowadzania kontroli.
  2. Jak często możesz spodziewać się kontroli?
    • Kontrole mogą być przeprowadzane zarówno planowo, jak i doraźnie.
    • Planowe kontrole odbywają się zazwyczaj na podstawie harmonogramu przygotowanego przez GIIF lub KAS i dotyczą różnych instytucji obowiązanych, w tym biur nieruchomości.
    • Doraźne kontrole mogą zostać zlecone, jeśli pojawią się podejrzenia o naruszenie przepisów AML, np. na skutek zgłoszeń lub analizy ryzyka prowadzonej przez GIIF.
  3. Co może wzbudzić zainteresowanie kontrolerów?
    • Nieprawidłowości w raportowaniu transakcji podejrzanych.
    • Brak procedur AML lub ich niedostosowanie do specyfiki działalności.
    • Skargi lub sygnały dotyczące niewłaściwego postępowania w Twoim biurze.

Jak przygotować się do kontroli?

  1. Sprawdź zgodność procedur z przepisami
    • Upewnij się, że Twoja wewnętrzna procedura AML jest aktualna i zgodna z obowiązującymi przepisami. Dokument ten powinien szczegółowo określać sposób identyfikacji i weryfikacji klientów, ocenę ryzyka oraz zasady zgłaszania transakcji podejrzanych.
    • Zaktualizuj procedurę, jeśli zaszły zmiany w prawie lub w Twojej działalności (np. nowi klienci, większa liczba transakcji).
  2. Przygotuj kompletną dokumentację
    • Zbierz i uporządkuj dokumenty dotyczące klientów, w tym ich identyfikację i oceny ryzyka.
    • Sprawdź, czy przechowujesz dokumentację zgodnie z przepisami – przez minimum 5 lat od zakończenia współpracy.
    • Upewnij się, że masz dostęp do dokumentów dotyczących zgłoszonych transakcji podejrzanych oraz raportów okresowych.
  3. Przeszkol siebie i swoich pracowników
    • Upewnij się, że zarówno Ty, jak i Twój zespół macie aktualną wiedzę na temat AML. Pracownicy powinni znać procedury oraz umieć reagować w sytuacjach podejrzanych transakcji.
    • Dokumentuj wszystkie przeprowadzone szkolenia, ponieważ kontrolerzy mogą poprosić o dowody na ich realizację.
  4. Zadbaj o ocenę ryzyka
    • Sprawdź, czy masz opracowaną i wdrożoną ocenę ryzyka AML dla swojej działalności. Dokument ten jest kluczowym elementem kontroli.
    • Uwzględnij w ocenie ryzyka czynniki geograficzne, związane z klientami oraz charakterem transakcji.
  5. Przygotuj się na pytania kontrolerów
    • Kontrolerzy mogą pytać o sposób weryfikacji klientów, procedury raportowania oraz o Twoje działania w przypadku podejrzanych transakcji. Upewnij się, że potrafisz udzielić precyzyjnych odpowiedzi.

Najczęstsze uchybienia wykrywane podczas kontroli

  1. Brak wewnętrznej procedury AML lub jej niedostosowanie
    • Wielu pośredników nieruchomości nie opracowuje procedur AML lub posługuje się dokumentami pobranymi z internetu, które nie uwzględniają specyfiki ich działalności.
  2. Niedostateczna identyfikacja klientów
    • Częstym błędem jest brak pełnej weryfikacji klientów, w tym nieustalanie beneficjenta rzeczywistego w przypadku transakcji dokonywanych przez spółki lub osoby trzecie.
  3. Brak oceny ryzyka
    • Nieprowadzenie oceny ryzyka AML dla klientów i transakcji to poważne naruszenie przepisów, które jest jednym z głównych obszarów weryfikowanych podczas kontroli.
  4. Nieprawidłowości w raportowaniu transakcji podejrzanych
    • Niezgłaszanie transakcji podejrzanych lub brak dokumentacji potwierdzającej ich zgłoszenie jest jednym z najczęściej wykrywanych uchybień.
  5. Niekompletna dokumentacja lub jej brak
    • Problemy z archiwizacją dokumentów klientów, transakcji oraz raportów zgłoszonych do GIIF są często powodem nałożenia kar.
  6. Brak szkoleń dla pracowników
    • Uchybieniem jest także brak dokumentacji potwierdzającej przeszkolenie pracowników w zakresie AML lub niewystarczająca wiedza pracowników na ten temat.

Kontrole AML są ważnym elementem nadzoru nad rynkiem nieruchomości i mają na celu wyeliminowanie zagrożeń związanych z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Aby uniknąć problemów:

  • Upewnij się, że Twoje procedury i dokumentacja są zgodne z przepisami.
  • Przeszkol siebie i swoich pracowników, aby skutecznie realizować obowiązki AML.
  • Regularnie aktualizuj swoją ocenę ryzyka i procedury wewnętrzne.

Dobre przygotowanie do kontroli nie tylko zabezpiecza Cię przed sankcjami, ale także buduje wiarygodność Twojego biura nieruchomości na rynku.

10. Kary za nieprzestrzeganie ustawy AML

Przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) nakładają na pośredników nieruchomości obowiązki, których niedopełnienie może skutkować poważnymi sankcjami. Kary mogą mieć zarówno charakter finansowy, jak i administracyjny, a ich wysokość oraz rodzaj zależą od charakteru i skali naruszenia. W tym punkcie wyjaśniam, jakie są rodzaje sankcji, oraz przedstawiam przykłady kar nałożonych w ostatnich latach.

Rodzaje sankcji dla pośredników nieruchomości

  1. Kary finansowe przewidziane z art 150 przec.praniu pienięd
    • Ustawa AML przewiduje możliwość nałożenia wysokich grzywien na instytucje obowiązane, które nie przestrzegają przepisów.
    • Dla osób fizycznych oraz mniejszych podmiotów:
      Maksymalna kara pieniężna wynosi równowartość 1 miliona euro.
      Dla większych przedsiębiorstw:
      Kara pieniężna może wynosić:Do 3% całkowitych rocznych przychodów uzyskanych w poprzednim roku obrotowym,
      lub
    • Do 10% całkowitych rocznych przychodów – w przypadku poważniejszych naruszeń.
      Ostateczna wysokość kary zależy od wagi naruszenia, okoliczności towarzyszących oraz skutków braku zgodności z przepisami AML w przypadku pośredników nieruchomości kary finansowe mogą wynosić:
      • do 1 mln euro – dla osób fizycznych i mniejszych podmiotów.
      • równowartość 3% lub 10% przychodów – dla większych przedsiębiorstw, których działalność obejmuje pośrednictwo nieruchomości.
  2. Kary administracyjne
    Oprócz kar finansowych organy nadzorujące mogą nałożyć sankcje administracyjne, które mogą wpłynąć na reputację i funkcjonowanie biura nieruchomości, takie jak:
    • Karami administracyjnymi są:
    • 1) publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
    • 2) nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
    • 3) cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
    • 4) zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
  3. Odpowiedzialność karna
    W skrajnych przypadkach, np. gdy pośrednik świadomie ułatwia pranie pieniędzy, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej, co wiąże się z:
    • Karą pozbawienia wolności (do lat 5).
    • Wysokimi grzywnami.

Przykłady kar finansowych i administracyjnych z ostatnich lat

  1. Grzywna w wysokości 250 tys. zł dla biura nieruchomości
    W 2022 roku jedno z większych biur nieruchomości w Polsce zostało ukarane za brak zgłoszenia podejrzanych transakcji do GIIF. Kontrola wykazała, że w ciągu dwóch lat biuro obsługiwało klientów, którzy przelewali środki z zagranicznych kont, bez dokonania odpowiedniej weryfikacji ich tożsamości i oceny ryzyka.
  2. Nakaz wprowadzenia nowych procedur
    W 2021 roku Generalny Inspektor Informacji Finansowej nałożył karę administracyjną na biuro nieruchomości za brak wewnętrznej procedury AML. Pośrednik nie posiadał żadnej dokumentacji dotyczącej oceny ryzyka, a pracownicy biura nie przeszli wymaganych szkoleń. Organ nadzorczy zobowiązał firmę do opracowania procedur i przeprowadzenia szkoleń w ciągu trzech miesięcy.
  3. Zakaz prowadzenia działalności przez 2 lata
    W 2023 roku jednoosobowe biuro nieruchomości utraciło uprawnienia do prowadzenia działalności pośrednictwa. Kontrola wykazała, że właściciel biura nie zgłosił kilku podejrzanych transakcji na łączną kwotę ponad 2 mln zł, mimo wyraźnych przesłanek wskazujących na ryzyko prania pieniędzy.
  4. Grzywna w wysokości 1 mln zł nałożona przez GIIF
    W 2020 roku duże biuro nieruchomości zostało ukarane rekordową grzywną za brak identyfikacji beneficjentów rzeczywistych w transakcjach dokonywanych przez spółki. Dodatkowo, organ kontrolujący stwierdził, że pośrednik nie przechowywał dokumentacji dotyczącej transakcji zgodnie z wymogami ustawy AML.

Najczęstsze naruszenia, które prowadzą do kar

  1. Brak procedur wewnętrznych AML
    • Wielu pośredników nieruchomości wciąż ignoruje obowiązek opracowania i wdrożenia procedur AML, co stanowi poważne naruszenie przepisów.
  2. Nieprawidłowa weryfikacja klientów
    • Zaniedbanie obowiązku identyfikacji klientów i beneficjentów rzeczywistych.
    • Brak analizy ryzyka lub powierzchowne podejście do tego procesu.
  3. Niezgłaszanie transakcji podejrzanych do GIIF
    • Ignorowanie podejrzanych zachowań klientów, np. nietypowych przelewów lub płatności gotówkowych.
    • Brak świadomości, że niezgłoszenie takiej transakcji może skutkować karą.
  4. Nieprzestrzeganie obowiązku szkoleniowego
    • Niedokonywanie szkoleń pracowników lub brak dokumentacji potwierdzającej ich przeprowadzenie.
  5. Niekompletna dokumentacja
    • Brak przechowywania dokumentów związanych z oceną ryzyka i weryfikacją klientów przez wymagany okres 5 lat.

Jak uniknąć kar za nieprzestrzeganie ustawy AML?

  1. Zadbaj o aktualne procedury
    Regularnie aktualizuj dokumentację AML, dostosowując ją do zmian w przepisach oraz specyfiki Twojego biura nieruchomości.
  2. Szkolenia dla Ciebie i Twojego zespołu
    Organizuj szkolenia z zakresu AML, aby mieć pewność, że zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy znają obowiązujące przepisy i potrafią je stosować w praktyce.
  3. Dokładna weryfikacja klientów
    Stosuj odpowiednie procedury identyfikacji i oceny ryzyka dla każdego klienta. W przypadku wątpliwości zawsze zgłaszaj transakcje podejrzane do GIIF.
  4. Kompletna dokumentacja
    Przechowuj wszystkie wymagane dokumenty przez minimum 5 lat. Upewnij się, że Twoje biuro jest w stanie szybko dostarczyć je w razie kontroli.
  5. Bądź przygotowany na kontrole
    Regularnie sprawdzaj, czy Twoje biuro działa zgodnie z przepisami. Audyt wewnętrzny może pomóc zidentyfikować i usunąć potencjalne uchybienia.

Kary za nieprzestrzeganie ustawy AML mogą mieć poważne konsekwencje finansowe i administracyjne, a w skrajnych przypadkach mogą prowadzić do utraty prawa do wykonywania działalności. Przestrzeganie przepisów AML to nie tylko obowiązek, ale również sposób na budowanie wiarygodności Twojego biura nieruchomości na rynku. Inwestycja w szkolenia, procedury i dokumentację to klucz do uniknięcia problemów oraz spokojnego prowadzenia działalności.

11. Nowelizacje ustawy AML w 2024 roku – co się zmieniło?

Rok 2024 przyniósł kolejne zmiany w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). W odpowiedzi na rekomendacje międzynarodowych organizacji, takich jak FATF (Financial Action Task Force), oraz dynamiczne zmiany na rynku finansowym i nieruchomości, ustawodawca wprowadził nowe przepisy, które w szczególności dotknęły pośredników nieruchomości. Nowelizacje z 2024 roku mają na celu uszczelnienie systemu AML i wzmocnienie roli instytucji obowiązanych w przeciwdziałaniu przestępstwom finansowym.

Nowe obowiązki dla pośredników nieruchomości

  1. Rozszerzona identyfikacja beneficjenta rzeczywistego
    • Pośrednicy nieruchomości od 2024 roku mają obowiązek dokładniejszego weryfikowania beneficjentów rzeczywistych w transakcjach, szczególnie tych realizowanych przez spółki oraz klientów zagranicznych.
    • Nowelizacja wymaga, abyś dodatkowo udokumentował i przeanalizował strukturę właścicielską klienta, szczególnie w przypadku podmiotów mających powiązania z rajami podatkowymi.
    • Wprowadzone przepisy zaostrzają obowiązek oceny ryzyka w przypadku transakcji realizowanych przez podmioty, w których beneficjenci rzeczywiści są trudni do zidentyfikowania.
  2. Obowiązek stosowania systemów IT wspierających analizę transakcji
    • Nowe przepisy wprowadzają wymóg stosowania narzędzi informatycznych do analizy ryzyka w biurach nieruchomości, zwłaszcza tych obsługujących większą liczbę klientów.
    • Jako pośrednik powinieneś wdrożyć systemy umożliwiające szybką weryfikację klienta, analizę ryzyka oraz identyfikację transakcji podejrzanych.
  3. Rozszerzenie listy transakcji podlegających zgłoszeniu do GIIF
    • Od 2024 roku obowiązkowi zgłoszenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej podlegają również transakcje związane z:
      • Wynajmem nieruchomości, jeżeli miesięczny czynsz przekracza równowartość 10 000 euro, nawet jeśli płatność jest realizowana częściowo w gotówce.
      • Zakupem nieruchomości dokonywanym przez osoby fizyczne lub podmioty z krajów wysokiego ryzyka, określonych w nowym wykazie GIIF.
  4. Większy nacisk na transakcje gotówkowe
    • Nowelizacja zaostrza przepisy dotyczące transakcji gotówkowych. Jako pośrednik masz obowiązek zgłaszania każdej transakcji gotówkowej powyżej równowartości 10 000 euro, nawet jeśli dotyczy kilku wpłat realizowanych w krótkim odstępie czasu.
    • Musisz również dokładnie dokumentować powód, dla którego klient decyduje się na płatność gotówkową, oraz przeprowadzić szczegółową ocenę ryzyka.

Aktualne wymagania dotyczące procedur i raportowania

  1. Dostosowanie procedur wewnętrznych AML
    • Zaktualizowane przepisy wymagają, aby Twoje procedury AML zawierały szczegółowe zasady dotyczące:
      • Analizy transakcji gotówkowych.
      • Weryfikacji klientów z krajów wysokiego ryzyka.
      • Obowiązku stosowania systemów informatycznych do identyfikacji transakcji podejrzanych.
    • Musisz również zaktualizować ocenę ryzyka dla swojego biura nieruchomości, uwzględniając nowe kategorie ryzyka wprowadzone w 2024 roku.
  2. Skrócony czas zgłaszania transakcji podejrzanych
    • Od 2024 roku czas na zgłoszenie transakcji podejrzanej do GIIF został skrócony z 72 godzin do 48 godzin od momentu jej zidentyfikowania.
    • W praktyce oznacza to, że musisz działać szybciej i mieć wdrożone procedury umożliwiające natychmiastowe podjęcie działań.
  3. Raportowanie do GIIF w formie elektronicznej
    • Nowelizacja wprowadziła obowiązek raportowania wszystkich transakcji podejrzanych wyłącznie w formie elektronicznej.
    • Jako pośrednik nieruchomości musisz posiadać dostęp do systemu informatycznego GIIF i zapewnić odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z niego.
  4. Nowe kategorie ryzyka w ocenie transakcji
    • W ocenie ryzyka musisz uwzględniać nowe kategorie, takie jak:
      • Klienci korzystający z kryptowalut w transakcjach nieruchomościowych.
      • Transakcje realizowane przez pośredników działających w imieniu osób trzecich.
      • Nietypowe schematy finansowania zakupu nieruchomości, np. pożyczki prywatne od osób fizycznych.

Jak dostosować się do nowych przepisów?

  1. Aktualizacja procedur AML
    • Zaktualizuj swoje procedury wewnętrzne, uwzględniając nowe przepisy i wytyczne.
    • Przygotuj plan działania w przypadku transakcji podejrzanych oraz zidentyfikowania klientów z krajów wysokiego ryzyka.
  2. Szkolenie zespołu
    • Zorganizuj szkolenia dla siebie i swoich pracowników, aby poznać szczegóły nowelizacji oraz sposoby ich praktycznego wdrożenia w codziennej pracy.
  3. Wdrożenie systemów IT
    • Zainwestuj w nowoczesne narzędzia informatyczne do analizy ryzyka, które ułatwią Ci realizację obowiązków związanych z AML.
  4. Bieżący monitoring zmian w przepisach
    • Śledź komunikaty Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz aktualizacje dotyczące list krajów wysokiego ryzyka i nowych wytycznych.

Nowelizacje ustawy AML w 2024 roku wprowadzają istotne zmiany w zakresie obowiązków pośredników nieruchomości. Większy nacisk na weryfikację klientów, raportowanie transakcji oraz stosowanie nowoczesnych systemów analitycznych to tylko niektóre z nowych wymagań. Dostosowanie się do tych przepisów jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również sposobem na minimalizację ryzyka finansowego i reputacyjnego dla Twojego biura nieruchomości. Inwestując w szkolenia, procedury i technologie, możesz skutecznie wypełniać swoje obowiązki i uniknąć potencjalnych sankcji.

12. Praktyczne wskazówki dla pośredników nieruchomości

Wdrożenie procedur AML w pracy pośrednika nieruchomości może wydawać się skomplikowane, ale dzięki praktycznym rozwiązaniom i odpowiednim narzędziom można skutecznie wypełniać obowiązki ustawowe, jednocześnie zachowując efektywność pracy. Poniżej znajdziesz konkretne wskazówki, które pomogą Ci zadbać o zgodność z przepisami AML i minimalizować ryzyko związane z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu.

Jak skutecznie wdrożyć procedury AML w Twojej codziennej pracy?

  1. Stwórz szczegółową procedurę AML dla biura nieruchomości
    • Twoja procedura AML powinna być dostosowana do specyfiki biura i rynku nieruchomości.
    • Uwzględnij w niej szczegółowe wytyczne dotyczące identyfikacji klientów, analizy transakcji oraz raportowania podejrzanych działań do GIIF.
    • Określ role i obowiązki pracowników związane z realizacją procedur AML, np. kto odpowiada za weryfikację klienta, kto przygotowuje raporty.
  2. Zintegruj obowiązki AML z codziennymi procesami
    • Upewnij się, że procedura weryfikacji klienta staje się standardową częścią procesu obsługi transakcji.
    • Przypisz obowiązki związane z AML do każdego etapu obsługi klienta – od pierwszego kontaktu, przez podpisanie umowy, po zakończenie transakcji.
  3. Zorganizuj regularne szkolenia dla siebie i zespołu
    • Regularne aktualizacje wiedzy na temat zmian w przepisach AML są kluczowe.
    • Prowadź praktyczne szkolenia, w których omówisz najnowsze wymagania oraz pokażesz, jak analizować konkretne przypadki podejrzanych transakcji.
  4. Stosuj zasadę „zapobiegania zamiast reagowania”
    • Monitoruj ryzyka związane z klientami i transakcjami na bieżąco, aby minimalizować zagrożenia jeszcze przed ich wystąpieniem.
    • Wprowadź regularne audyty wewnętrzne w celu sprawdzenia, czy procedury AML są przestrzegane.

Narzędzia i technologie wspierające realizację obowiązków AML

Nowoczesne technologie mogą znacząco usprawnić realizację obowiązków AML i pomóc Ci zachować zgodność z przepisami. Oto najważniejsze narzędzia, które warto wykorzystać:

  1. Systemy do weryfikacji tożsamości klienta (KYC – Know Your Customer)
    • Umożliwiają szybkie sprawdzenie danych klienta w bazach publicznych oraz międzynarodowych listach sankcyjnych i listach osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP).
    • Przykłady narzędzi: Trustify, Veriff, Onfido.
  2. Systemy analizy ryzyka AML
    • Automatyczne narzędzia, które klasyfikują klientów i transakcje według poziomu ryzyka, uwzględniając kryteria geograficzne, branżowe czy finansowe.
    • Takie systemy pomagają w identyfikacji sytuacji wysokiego ryzyka i w raportowaniu transakcji podejrzanych.
  3. Bazy danych i rejestry publiczne
    • Korzystaj z publicznych rejestrów, takich jak CEIDG, KRS czy Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), aby dokładnie weryfikować struktury właścicielskie klientów.
  4. Elektroniczne systemy raportowania do GIIF
    • Upewnij się, że masz dostęp do systemu GIIF i wiesz, jak zgłaszać transakcje podejrzane w formie elektronicznej.
    • Automatyzacja raportowania zmniejsza ryzyko popełnienia błędu i przyspiesza proces.
  5. Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją
    • Narzędzia takie jak Google Workspace, Microsoft 365 czy dedykowane systemy CRM dla nieruchomości pomagają w uporządkowanym przechowywaniu i archiwizacji dokumentacji związanej z AML.

Checklista działań AML dla pośrednika nieruchomości

Aby ułatwić Ci organizację pracy zgodnie z ustawą AML, przygotowaliśmy praktyczną checklistę, którą możesz wdrożyć w swoim biurze:

  1. Przed rozpoczęciem współpracy z klientem:
    • Zidentyfikuj klienta i zweryfikuj jego tożsamość (dowód osobisty, paszport).
    • Sprawdź klienta w dostępnych bazach danych, takich jak CRBR czy listy sankcyjne.
    • Oceń ryzyko transakcji, uwzględniając czynniki geograficzne, rodzaj klienta i typ transakcji.
  2. W trakcie realizacji transakcji:
    • Monitoruj przebieg transakcji pod kątem nietypowych lub podejrzanych działań (np. gotówkowych wpłat na dużą kwotę).
    • Zgłaszaj wszelkie podejrzenia do GIIF w wymaganym czasie (48 godzin od wykrycia).
    • Dokumentuj wszystkie działania i analizy, w tym wyjaśnienia klienta dotyczące nietypowych operacji.
  3. Po zakończeniu transakcji:
    • Upewnij się, że wszystkie dokumenty zostały odpowiednio zarchiwizowane.
    • Przechowuj dokumentację AML przez wymagane minimum 5 lat.
    • Przeprowadź analizę wewnętrzną w celu oceny, czy procedury zostały właściwie zastosowane.
  4. Regularnie:
    • Aktualizuj procedury AML zgodnie z najnowszymi przepisami.
    • Prowadź szkolenia dla siebie i swoich pracowników.
    • Monitoruj ryzyka w swoim biurze oraz współpracuj z ekspertami w przypadku wątpliwości.

Wdrożenie skutecznych procedur AML w codziennej pracy pośrednika nieruchomości wymaga odpowiedniego podejścia, organizacji oraz wykorzystania nowoczesnych technologii. Dzięki jasno określonym procedurom, regularnym szkoleniom i wsparciu narzędzi informatycznych możesz wypełniać obowiązki ustawowe w sposób efektywny i zgodny z przepisami. Praktyczna checklista pomoże Ci zachować porządek i uniknąć błędów, a stosowanie nowych technologii ułatwi realizację codziennych obowiązków. Pamiętaj, że w branży nieruchomości przestrzeganie zasad AML to nie tylko obowiązek prawny, ale również sposób na budowanie reputacji profesjonalnego i godnego zaufania pośrednika.

Podsumowanie

Kluczowe wnioski i zalecenia

  1. AML to proces, nie jednorazowe działanie
    • Identyfikacja klientów, analiza ryzyka, zgłaszanie transakcji podejrzanych i prowadzenie dokumentacji powinny być stałym elementem Twojej pracy.
  2. Przestrzeganie AML buduje Twoją reputację
    • Klienci coraz częściej wybierają biura nieruchomości, które działają w sposób przejrzysty i zgodny z prawem. Prawidłowe procedury AML to dowód Twojego profesjonalizmu.
  3. Ryzyko niedostosowania się jest ogromne
    • Kary finansowe sięgające nawet 5 milionów złotych, reputacyjne szkody, a także możliwość nałożenia zakazu prowadzenia działalności – to konsekwencje, których możesz uniknąć dzięki odpowiednim działaniom.
  4. Nowoczesne narzędzia ułatwiają realizację obowiązków AML
    • Wykorzystuj technologie, które wspierają Cię w weryfikacji klientów, analizie ryzyka i raportowaniu transakcji. Inwestycja w te rozwiązania szybko się zwróci, minimalizując ryzyko błędów i oszczędzając czas.
  5. Szkolenia to podstawa skuteczności
    • Regularna edukacja Twoja i Twoich pracowników pozwala na bieżąco dostosowywać działania do zmieniających się przepisów oraz sytuacji rynkowej.

Dlaczego przestrzeganie AML to inwestycja w bezpieczeństwo Twojego biura?

  • Zabezpieczasz siebie i swój biznes: Dzięki odpowiednio wdrożonym procedurom chronisz biuro przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
  • Budujesz zaufanie klientów: Działanie zgodne z AML świadczy o Twojej odpowiedzialności i profesjonalnym podejściu. Klienci chętniej podejmują współpracę z pośrednikami, którzy gwarantują pełną zgodność z prawem.
  • Minimalizujesz ryzyko strat: Właściwa ocena ryzyka pozwala unikać klientów czy transakcji, które mogą przysporzyć problemów w przyszłości.
  • Zyskujesz przewagę konkurencyjną: W czasach rosnącej świadomości prawnej klientów posiadanie dobrze wdrożonych procedur AML staje się atutem Twojego biura.

Stwórz lub zaktualizuj procedury AML już dziś

Nie odkładaj tego na później – każde zaniedbanie w zakresie AML może mieć poważne konsekwencje. Przygotowanie procedur nie musi być trudne ani czasochłonne, szczególnie jeśli skorzystasz z z rozwiązania jakie dla Ciebie przygotowałem. To 22 strony procedury wewnętrznej dla Ciebie lub Twojego biura nieruchomości oraz 12 załaczników.

  • Przeanalizuj aktualne przepisy i dostosuj swoje procedury do nowelizacji ustawy AML z 2024 roku.
  • Oceń ryzyka w swoim biurze i upewnij się, że wprowadzone procedury są zgodne z rzeczywistymi potrzebami Twojej działalności.
  • Zorganizuj szkolenie dla siebie i swoich pracowników, aby wszyscy byli świadomi swoich obowiązków.

Skontaktuj się

Zamów dokumenty

Działaj już teraz i zadbaj o przyszłość swojego biura nieruchomości!

Przestrzeganie przepisów AML to nie tylko wymóg prawny, ale również inwestycja w Twój spokój i bezpieczeństwo prowadzenia biznesu.


Oświadczenie o wykorzystaniu AI

Mieszkanie sprzedane 20% powyżej oczekiwanej ceny

Często słyszę stwierdzenie, że Pośrednik nieruchomości zarabia łatwe pieniądze, proste i szybkie pieniądze.

Czy faktycznie tak jest? Czy przypadkiem nie jest jest tak, że większość czynności wykonywanych przez Pośrednika jest niewidocznych?

Zapraszam Cię dziś do przeczytania tej historii transakcji, jaką prowadziłem w ostatnim czasie.

Jest sobota, kręcę się po biurze jak to w sobotę. Zadzwonił telefon, Pan w słuchawce zapytał, czy możemy umówić się na spotkanie w sprawie sprzedaży jego mieszkania. Oczywiście powiedziałem tak  i zaprosiłem do biura.

Po kilkunastu minutach do biura weszła para. Oboje na moje oko po 60-tce, co zresztą później potwierdziło się.
Informują mnie, że niedawno dzwonili i chcą sprzedać mieszkanie. To był p. Jan i p. Halina.
Z mojego wywiadu z nimi wynikło, że pan Jan jest współwłaścicielem mieszkania wraz ze swoją siostra Krystyną na podstawie spadkobrania po ich mamie. Przejrzałem dokumenty nieruchomości. Wiedziałem już na czym stoimy od strony prawnej, więc udaliśmy się na obejrzenie przedmiotu sprzedaży.
Mieszkanie znajdowało się w centrum miasta. Położone na 1 pietrze niskiego bloku. Jego powierzchnia to ok. 55 mkw. Składało się z 2 pokoi, kuchni, łazienki, WC. Posiadało przynależny balkon i piwnice. Stan mieszkania oceniliśmy na konieczny do remontu.
Cenę rynkowa oszacowaliśmy na 250 tys.

 

„1 % z transakcji Panu wystarczy… tak powiedział nam nasz prawnik”

 

Po powrocie do biura zaczęliśmy rozmowy o warunkach współpracy, między innymi moim wynagrodzeniu. Powiedziałem o swoich oczekiwaniach i usłyszałem, że 1 % z transakcji Panu wystarczy”. Zapytałem skąd taki pomysł. P. Jan odpowiedział, że rozmawiał ze swoim prawnikiem i tak mu prawnik powiedział. Zagotowałem się w środku, ale przecież nie pierwszy raz słyszałem podobną argumentację klienta, by zapłacić mi jak najmniej za moją pracę. Nie wytrzymałem i powiedziałem, że skoro prawnik tak Państwu doradził, to proszę ode mnie przekazać mu 1 zł za jego poradę.
Ostatecznie podpisałem umowę pośrednictwa z Panem Janem. Cenę ofertową wpisaliśmy w umowie 250 tys. a moje wynagrodzenie ustaliliśmy zadowalające mnie.
Skontaktowałem się z drugim współwłaścicielem – p. Krystyna. Poinformowałem o podpisaniu umowy. Uzyskałem informacje, że zgadza się na współpracę i sprzedaż mieszkania za pośrednictwem mojego biura.
W między czasie okazało się, że właściciele – rodzeństwo nie rozmawiają ze sobą bezpośrednio, bo są na siebie pogniewani, min. spór dotyczy tego mieszkania.
Oboje piszą do siebie pisma za pośrednictwem swoich adwokatów. Jakiekolwiek najprostsze i najdrobniejsze ustalenia odbywają się listownie. To wszystko trwa i trwa. Ciężko załatwić cokolwiek na telefon, bo obie strony konsultują każdą sprawę z prawnikami i przez nich korespondują na dodatek w formie papierowej listami poleconymi.
P. Krystyna za pośrednictwem swojego adwokata napisała. Ze chce otrzymać z mieszkania 150 tys. Czyli cena sprzedaży powinna być na poziomie 300 tys. i na taką kwotę ofertową wyraża zgodę.
Uważałem, że cena jest nierealna do osiągnięcia na lokalnym rynku. Ostatecznie zdecydowałem się na wystawienie mieszkania w takiem cenie i poczekanie przez chwilę na reakcję rynku.
Przygotowałem ofertę sprzedaży. Wysłałem ogłoszenie do akceptacji właścicielom na e-mail.

Pierwsze prezentacje mieszkania

 

Następnego o dnia od wystawienia ogłoszenia odebrałem telefon od pierwszych zainteresowanych. Wieczorem odbyła się prezentacja. Położenie mieszkania, rozkład, powierzchnia były idealne dla oglądający, niestety cena za wysoka. Nie złożyli nawet swojej oferty.
Następnego dnia zadzwonił telefon i padło pytanie. Czy ma Pan do sprzedania jakieś mieszkanie w mieście … Poinformowałem o dostępności „mojej perełki”. Umówiłem się z zainteresowanym za kilkadziesiąt minut pod blokiem, w którym znajdowało się mieszkanie.
Przywitało mnie dwóch Panów. Ojciec z synem.
Weszliśmy do mieszkania. Okazało się, Pan Michał, który do mnie dzwonił szuka mieszkania dla swojego taty, z którym przyszedł.
Po oglądaniu mieszkania i dłuższej rozmowie na jego temat umówiliśmy się za 30 min na telefon i decyzje czy są zainteresowani zakupem, czy złożą ofertę, czy nie.
Zgodnie z obietnicą po 30 minutach p. Michał zadzwonił i powiedział, że chce się spotkać, porozmawiać i złożyć ofertę zakupu.
Na spotkaniu p. Michał zaproponował za mieszkanie 250 tys. Chciał finalizować szybko transakcje, wpłacić tego samego dnia zadatek i przyjechać na podpisanie umowy. Dysponował gotówka, nie potrzebował wspomagać się kredytem. Mieszkał ponad 200 km stąd. Z tylu głowy wiedziałem, że to dobra oferta. Bo to cena o której ja myślałem. Niestety wiedziałem, że może być problem z akceptacją takiej oferty przez p. Krystynę. Ale cóż, musiałem spróbować. Zdecydowałem, że zadzwonię do właścicieli i powiem o ofercie telefonicznie. Nie miałem możliwości zestawienia wideokonferencji, bo rodzeństwo nie rozmawia się ze sobą bezpośrednio.

Negocjacje ceny

Porozmawiałem z jednym, drugim właścicielem po kilkadziesiąt minut. Okazało się, że Pani Krystyna bez względu na cenę sprzedaży oczekuje 150 tys. z tej transakcji. P. Jan powiedział, że jak będzie oferta 280 tys. to przyjmie ofertę i zgodzi się na sprzedaż. P. Michał włączył kalkulator, chwile policzył, kiwając głową z ciężkim sercem Powiedział, że zgadza się na 280 tys. Warunkiem jego jednak była szybka decyzja właścicieli. Wiec mieliśmy sytuacje, gdzie z 280 tys. Pani Krystyna miałaby otrzymać 150 tys, a Pan Jan 130, gdzie są właścicielami po 1/2.
Dodatkowo p. Krystyna będzie w w/w mieszkaniu następnego dnia. Zatem postanowiłem, że spotkam się z nią bezpośrednio, to może uda mi się przekonać ja do przyjęcia oferty 140 tys. P. Michał chciał zostać na noc, poczekać na Panią Krystynę, wręczyć osobiście zadatek.
Niestety pojechał, bo nie wierzył w sukces tej rozmowy. Zostałem sam na polu walki. Spotkanie przebiegło w atmosferze raczej mało przyjemnej, bo skupiało się na opowieściach skąd pomiędzy rodzeństwem doszło do konfliktu i nie zapowiada się na szybkie zażegnanie. Ostatecznie wyszedłem ze spotkania z informacja, że za 2 dni adwokat p. Krystyny otrzyma od niej pełnomocnictwo do wszelkich rozmów o negocjacji dotyczące owego mieszkania. We worek nie udało mi się zastać p. Mecenasa w kancelarii. Dopiero w środę porozmawiałem z nim. Prosił mnie o 2 dni na to, żeby miał czas na rozmowę ze swoją klientka.

Skoro sprzedający nie chcą sprzedać to dlaczego ja mam kupić?

 

W czwartek dostałem odpowiedź, że Pani Krystyna wyraża zgodę na sprzedaż pod warunkiem, że z transakcji otrzyma 150 tys. i przed podpisaniem aktu ona i jej adwokat będą mieli czas zapoznać się z nim.
Pozostało mi tylko ustalić, czy, może jednak p. Jan zgodzi się na otrzymanie mniejszej kwoty. żeby mieć już za sobą tą sytuację. Zadzwoniłem, zacząłem rozmawiać o tym, że aktualna oferta jest wyższa niż oczekiwana, wiec nawet przy nierównym podziale otrzymuje więcej niż od kwoty oczekiwanej. A drugim argumentem jest to, że jeśli dojdzie teraz do sprzedaży to najprawdopodobniej kość niezgody zostanie zakopana.
Niestety p. Jan powiedział, że ze względu na emocjonalne podejście do sprawy swoim pełnomocnikiem w sprawie sprzedaży mieszkania ustanawia swoją żonę i to z nią mam rozmawiać. Zatem zadzwoniłem, porozmawiałem. Poprosiła mnie znów o czas, żeby mogła napisać do p. Krystyny. Czas leci, szanse na sprzedaż temu klientowi są coraz mniejsze. Zainteresowany zakupem w rozmowie ze mną powiedział mi, że „skoro sprzedający nie chcą sprzedać to dlaczego ja mam kupić”. Zależało mu na tym mieszkaniu. Ale nie za wszelka cenę.
Na weekend wyjechałem do miasta oddalonego o 100 km zrealizować sprzedaż innego mieszkania.
Dzwoni p. Michał. Odbieram. Pyta mnie, czy jestem w biurze, bo właśnie jest w mieście i chce jeszcze raz zobaczyć mieszkanie.
Klucze do mieszkania zostały w biurze, drugi komplet ma administrator wspólnoty mieszkaniowej pod która podlega mieszkanie.
Umówiłem panów.

 

W takim razie daję 300 tys.

 

Następnego dnia znów otrzymuje telefon od kupującego z pytaniem, czy coś udało mi się ustalić ze sprzedającymi?
Niestety moja odpowiedz była negatywna.
Wtedy Usłyszałem w słuchawce „W takim razie daję 300 tys. I niech Pan ustala akt notarialny jak najszybciej.”
Zaniemówiłem. Mieszkanie moim zdaniem warte jest 250 tys. Ostatecznie uzyskało 20% wyższa cenę od oczekiwanej. A najlepsze jest to, że licytował sam siebie jeden i ten sam kupujący. Sprawdziła się jedna z zasad rynku, że nieruchomość warta jest tyle ile ktoś za nią zapłaci.
Zacząłem zatem umawianie najszybciej jak się da aktu notarialnego. Jest sobota, godz. po 14:00. Nie dodzwonię się już do żadnego notariusza. Jedyne co na chwilę obecną mogę uczynić to przygotować protokół uzgodnień stron. Zadzwoniłem raz jeszcze do sprzedających i poinformowałem, że najwcześniej koło środy możemy napisać akt przeniesienia własności i poprosiłem, żeby zaplanowali sobie przyjazd. Z mojej strony do tego czasu jest zebranie podpisów na protokole uzgodnień, oraz niezbędnych do przeniesienia własności dokumentów. Wystąpić o nie mogę najwcześniej w poniedziałek, więc zostaje mało czasu. Ale zgodnie z moim mottem „nie ma rzeczy niemożliwych” liczę na to, że się uda. W niedzielę strony transakcji otrzymały na e-mail protokół uzgodnień, został on zaakceptowany. Notariusz otrzymał na e-mail protokół wraz z pozostałymi dokumentami niezbędnymi do transakcji. Pozostało mi pobrać tylko 2 dokumenty: jeden z urzędu i jeden ze wspólnoty mieszkaniowej. Był poniedziałek, już koło 14:00. Notariusz zaczął pisać projekt Aktu notarialnego. Dzwoni do mnie p. Michał z informacją, że może zrobić przelew po podpisaniu aktu notarialnego, ale w rozbiciu na dwie raty. Pierwsza w wysokości 20% tuż po podpisaniu aktu notarialnego i pozostałe 80% do tygodnia po akcie. Wydanie lokalu odbędzie się po zaksięgowaniu całych środków na koncie sprzedających. Musiałem zadzwonić do właścicieli i poinformować ich o tym. Z duszą na ramieniu zadzwoniłem. W miarę bez większych problemów obie strony zgodziły się na warunki. Pozostało nam jeszcze ustalić kto, co z mieszkania zabiera, i co ma się stać z pozostałymi rzeczami.

P. Jan mieszka w Katowicach, siostra, p. Krystyna w Rzeszowie, Kupujący w Warszawie. Mieszkanie oddalone od Rzeszowa ponad 100 km, a od Katowic ponad 350 km, a od Warszawy 270 km.
Wszyscy uczestnicy transakcji mieli dość daleko. Nie było tu miejsca na pomyłki. Musiałem być pewny, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik.


Dokumenty do transakcji

 

Standardową czynnością w mojej praktyce pracy z klientem jest gromadzenie niezbędnych dokumentów do transakcji. Przy tej oprócz dokumentów potwierdzających własność potrzebowałem zaświadczenie o braku osób zameldowanych oraz zaświadczenia od wspólnoty mieszkaniowej o braku zaległości. O ile ze wspólnotą mieszkaniową nie było większego problemu, to już z Urzędem Miasta już był. Wszedłem do odpowiedniego pokoju, grzecznie się przywitałem i powiedziałem, że chcę otrzymać zaświadczenie o braku osób zameldowanych w danym lokalu. Pani zapytała  adres mieszkania. Powiedziałem. Następnie zapytała, czy jestem właścicielem. Odpowiedziałem grzecznie, że nie, jestem Pośrednikiem nieruchomości. Pani powiedziała, że poprosi w takim razie o pełnomocnictwo. Powiedziałem, że dysponuję umową pośrednictwa, wyciągnąłem z koszulki i położyłem na biurku. Poinformowałem, że zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomości art. 181a, umowa pośrednictwa daje mi prawo do pobierania dokumentu o który proszę. Pani odpowiedziała, że nie zna ustawy. powiedziała do mnie „proszę o tą ustawę:. W pierwszej kolejności pomyślałem, że żartuje sobie ze mnie. Mam przyjść do urzędu z ustawą, która ma 162 strony A4?. Poprosiłem Panią, żeby w internecie sprawdziła art. 181 UoGN. Chwilę poszukała i powiedziała, że musi skonsultować tą sprawę z radcą prawnym. Poprosiła mnie o cierpliwość. Przed wyjściem z pokoju skopiowała pierwszą stronę mojej umowy pośrednictwa i wyszła z pokoju. Po chwili wróciła i mówi, że koszt zaświadczenia to 17 zł i poprosiła koleżankę, żeby wypełnił mi druczek wpłaty. Zapytałem, gdzie mogę dokonać wpłaty. Otrzymałem informację, że w banku obok urzędu. W urzędzie nie ma kasy, nie ma terminala. Coż. Zapytałem, czy mogę dokonać przelewu i wysłać na e-mail potwierdzenie wpłaty. Ku mojemu zdziwieniu okazało się, że mogę. Więc w aplikacji bankowej wszedłem w historię przelewów wykonałem przelew na 17 zł i wysłałem e-mailem potwierdzenie. Po chwili otrzymałem zaświadczenie. Mina Pani z bardzo pewnej siebie jak wchodziłem do pokoju przerodziła się w pokorną jak baranek. I nie chodzi o to, że mam w takich sytuacjach satysfakcję, wręcz odwrotnie. Czuję zażenowanie i frustrację, że ciągle dochodzi w urzędach do takich sytuacji.

Miałem w ręku komplet niezbędnych dokumentów do transakcji. Tak mi się przynajmniej wydawało. Zrobiłem zdjęcia dokumentów i wrzuciłem je do „folderu w chmurze” notariuszowi. Ale z racji tego, że o 12:00 miałem w tej samej kancelarii notarialnej akt sprzedaży działki przy okazji zawiozłem oryginały do kancelarii. Daję notariuszowi, a on mi mówi, że pomyślał, że w sumie to warto, żebyśmy mieli na jutrzejszy akt Zaświadczenia o objęciu nieruchomości obszarem rewitalizacji oraz Specjalną Strefą Rewitalizacji. W mieście, w którym położone było to mieszkanie nie ma takiego obszaru, ale Zaświadczenie powinno być. Zatem powiedziałem, że pojadę do Urzędu Miasta i postaram się jakoś to zaświadczenie zdobyć. Wchodzę do właściwego pokoju, widzę dwie osoby, które siedzą za biurkami, głowy spuszczone w dół i nie reagują, że wszedłem. Więc mówię ponownie dzień dobry. Po chwili odzywa się z pod nosa spuszczonego nad biurkiem, jak „mogę pomóc”. Dostaję informację, że dziś w urzędzie nie było Pana odpowiedzialnego. Ale uzyskałem informację, że muszę złożyć wniosek, który za po 24 godzinach, następnie trafi na biurko na sam dół sterty oczekujących na rozpatrzenie wniosków. I nie byłoby w tym nic dziwnego, gdybym nie wiedział, że w mieście. w którym działa się sytuacja takich zaświadczeń i innych z tego działu wydaje się kilka miesięcznie. „Ale cóż. Okazało się, że notariusz jest w stanie napisać Akt bez tego dokumentu.


Nieoczekiwany zwrot akcji

Notariusz zgodnie z ustaleniami wysłał mi projekt aktu notarialnego. Zgodnie z obietnicą wysłałem go na e-mail wszystkim uczestnikom transakcji, by mogli się z nim zapoznać i skonsultować ze swoimi prawnikami. Byłem akurat w kancelarii notarialnej, jak rozdzwoniły się telefony od właścicieli mieszkania. Jedna strona poinformowała, że w związku z tym, że przy podpisaniu akty notarialnego nie otrzymują całej swojej części pieniędzy to proponują podpisanie umowy przedwstępnej, albo chcą wpisać hipotekę umowną do czasu zapłaty całej ceny. Oba rozwiązania oczywiście są możliwe i zgodne z prawem, tylko wiedziałem, że spowodują tylko komplikacje i wygenerują dodatkowe, niepotrzebne koszty wszystkim uczestnikom tej transakcji. Środki miały być w całości wpłacone do tygodnia od podpisania umowy. Wszyscy musieliby spotkać się jeszcze raz. Drugie rozwiązanie, czyli wpisanie hipoteki nie zdążyłoby w tydzień być wpisane do księgi wieczystej, więc Zadzwoniłem do p. Michała. Powiedziałem o warunkach. Okazało się, że zgromadzi całą cenę, ale oczekuje opróżnienia mieszkania i wydania w dniu podpisania aktu. W związku z tym, że każda ze stron była oddalona od mieszkania kilkaset kilometrów, powiedziałem, że spróbuję znaleźć kogoś, kto będzie chciał zabrać te rzeczy. Skontaktowałem się z ośrodkiem MOPS. Pokazałem pracownikom, co jest w mieszkaniu do zabrania. Umówiłem się na wydanie mebli na dzień, w którym miała odbyć się sprzedaż. W dniu w którym miał odbyć się akt notarialny umówiłem się ze sprzedającymi w mieszkaniu, które sprzedawaliśmy. Mieli zabrać ostatnie drobne rzeczy jakie chcieli zachować po swoim rodzicu. Oczywiście musieliśmy tak zrobić, żeby brat z siostrą nie spotkali się w jednym miejscu. Udało się. Została godzina do podpisania aktu, zatem jedziemy do notariusza.

Podsumowując

Uważam, że nie ma łatwych transakcji. W każdej mamy do czynienia z ludźmi. Ci ludzie mają swoje historie, swoje obiekcje i oczekiwania. Za każdym razem jako Pośrednik jestem w nie „wciągany”. Automatycznie zaczynam żyć ich historią. Trudno jest mi się odciąć do samego końca transakcji.

 

Po transakcji otrzymałem takie oto referencje:

Imiona bohaterów historii zostały zmienione.


#sprzedazMieszkania #nowoczesnyPosrednik #nieMaRzeczyNiemozliwych

Ile trzeba zainwestować, żeby zostać Agentem nieruchomości?

Czy Pośrednik powinien zarabiać od pierwszego miesiąca swojej pracy.

Czy właściciel biura powinien zarabiać od pierwszego miesiąca prowadzenia biura?

Oczekiwania Pośrednika i właściciela biura są takie same – „wykręcić” jak najlepszy wynik finansowy. Stąd możemy obserwować na profilach Facebook biur, czy Agentów wyniki rankingu na najlepszego Agenta w biurze, oddziale, czy całej firmie.
Wszelkie działania mają na celu (czasem za wszelką cenę) pozyskać do swojego “koszyka“ nieruchomości na sprzedaż lub do wynajęcia. Albo pozyskanie klienta poszukującego nieruchomości. To działanie oczywiście jest w celu późniejszej realizacji zlecenia.

Agent rozpoczynający prace w biurze nieruchomości pozyskiwanie pierwszych klientów najczęściej rozpoczyna od tzw. zimnych telefonów.
Maja one na celu umówienie spotkania z osobą sprzedającą np. mieszkanie, dom, działkę.
Następnie na pierwsze spotkanie zabiera ze sobą umowę i stara się ja podpisać ze swoim potencjalnym klientem.
Agent wykonuje telefony, odbywa spotkania z potencjalnymi klientami i najczęściej przez pierwszy miesiąc nie zarabia ani złotówki.
Zaczyna się frustrować, bo minął miesiąc, a on nic nie zarobił. Właściciel biura patrzy mu na ręce, analizuje wykonane czynności i szuka błędów.
Niby wszystko to jest oczywiste i normalne. Tylko kto powiedział, że Agent i właściciel muszą zarabiać od pierwszego miesiąca? Po co ta frustracja?

Zobaczmy, jak sytuacja wygląda w przykładowych innych branżach. Ile musimy zainwestować, ile czekać na efekty?

I przykład

Zakup mieszkania pod wynajem długoterminowy.
Kupujemy je za kredyt bankowy hipoteczny. Żeby go otrzymać, musimy mieć stałe źródło dochodu, wiec np. pracujemy na etacie przez minimum 6 miesięcy. W ten sposób budujemy sobie zdolność kredytową. Dodatkowo musimy mieć wkład własny w gotowce na poziomie 20% udzielanego przez bank kredytu. (stan na 2021 r.)

300 000 zł koszt zakupu mieszkania 2 pokojowego np. w Lublinie już z kosztami około zakupowymi (żeby łatwiej było nam liczyć).
Nie inwestujemy dodatkowych pieniędzy. Zakładamy, że mieszkanie jest gotowe do wynajęcia.
300 000 zł x 20% = 60 000 zł – wkład, jaki musimy mieć w gotówce.
Czynsz najmu, jaki uzyskamy na czysto po odliczeniu raty kredytu, podatku, ubezpieczenia, i innych kosztów – 300 zł.
60 000 zł zainwestowanych jako wkład własny dzielimy przez zysk 300 zł (miesięcznie) – daje nam to stopę zwrotu równą 200 miesięcy (16 lata i 8 miesiące).

To znaczy, że po ponad 16 latach odzyskujemy zainwestowany kapitał (jeśli oczywiście w międzyczasie coś się nie wydarzy losowego i nie będziemy musieli doinwestować nasz biznes.
Oczywiście w tym czasie spłaca nam się kredyt ze środków najemców (pod warunkiem ciągłego najmu). Nieruchomość może zyskać na wartości w czasie, albo okoliczności zewnętrzne mogą spowodować, że jej wartość spadnie. (np. przebudowa drogi, postawienie po sąsiedzku nowej inwestycji)
Oczywiście, możemy też sprzedać mieszkanie w każdej chwili i odzyskać zainwestowana środki, a nawet zarobić trochę. Ale w tym przykładzie nie sprzedajemy.
Nie zmienia to postaci rzeczy, że na początku mieliśmy oszczędności na poziomie 60 000 zł. Żeby te wszystkie pieniądze wróciły do nas zajmie to nam ponad 16 lat.

II przykład

Załóżmy, że mamy 100 ooo zł wolnych środków i chcemy otworzyć swój własny biznes.

Na jednym z serwisów ogłoszeniowych ukazało się takie ogłoszenie.

Myślimy, czemu nie. Kupujemy food truck za 100 000 zł gotówka, którą wcześniej musieliśmy zarobić, odłożyć. Ryzykujemy, bo nie wiemy, czy biznes wypali, czy nie. Czy będą klienci, czy ich nie będzie. Ale myślimy sobie, kto nie skusi się na szybkie jedzenie przy centrum handlowym?
Załóżmy, że czysty zysk (po odliczeniu kosztów zakupów, mediów, podatków, pensji pracowników itd.) ze sprzedanej 1 bułki to średnio 2 zł.
Oznacza to, że musimy sprzedać jedynie 50 tys. bułek, by odzyskać zainwestowany kapitał i zacząć zarabiać.

Ile czasu to nam zajmie? Oczywiście, że wszystko to zależy od wielu czynników takich jak lokalizacja, pora roku, popyt itd.
Na zwrot zainwestowanych pieniędzy przy założeniu, że pracujemy 7 dni w tygodniu po 8 godzin i sprzedaży jednej bułki co 3 minuty będziemy musieli czekać ponad 10 miesięcy. Jak widzicie założenie jest bardzo optymistyczne i raczej nie realne. Ale nie chodzi mi o to, żeby co do złotówki wyliczyć każdy z biznesów.

Chodzi mi o to, żebyś uświadomił sobie, że każda branża, w jakiej chce się zaistnieć wymaga przygotowania, zainwestowanego czasu w naukę, pieniędzy i podjęcia ryzyka ze świadomością, że można stracić wszystko lub zyskać bardzo wiele. Jeśli tego nie uświadomisz sobie i nie będziesz w 100% gotów ponieść tego ryzyka pracuj na etacie, rób to co robisz teraz i nie ryzykuj.

Przez kilka lat rekrutowałem Agentów do mojego biura.
Osoby, które przychodziły na rozmowę w sprawie pracy, czy współpracy często pytały mnie o wysokość podstawy wynagrodzenia, umowę o prace. Zależało im na informacji kiedy zarobią pierwsze pieniądze.

W branży pośrednictwa zarabia się wtedy, kiedy klient zapłaci fakturę, a płaci ją najczęściej po realizacji zlecenia (sprzedaży, zakupie nieruchomości). Proces ten jest często długotrwały i wymagający od nas zaangażowania, godzin pracy, bieżącej edukacji.

Najczęstszym modelem współpracy Agenta z biurem nieruchomości jest umowa business to business, czyli Agent zakłada działalności i rozlicza się z właścicielem biura za pomocą faktur. Faktura jest wystawiana na podstawie zysku, jaki Agent wygenerował dla biura. Jest to określony % od faktury, jaka zapłacił obsługiwany przez Agenta klient.

Pośrednik – przedsiębiorca rozpoczynający pracę, oczywiście ponosi koszty – telefon, internet, samochód, kupuje szkolenia. Pytanie tylko, jaka to jest skala w porównaniu do oczekiwanych efektów. Ile daje sobie miesięcy na pierwsze efekty. Ile jest w stanie zainwestować, żeby osiągnąć sukces.
Przedsiębiorca chcący zarabiać w jakiejkolwiek branży musi zainwestować, żeby móc wykonywać dla kogoś prace z efektem i za nią otrzymać wynagrodzenie.

Znów posłużę się przykładem.

Grafik, który pracuje „głową” może pracować zdanie z dowolnego miejsca na świecie, żeby zacząć pracować i dostawać zlecenia musi zdobyć kompetencje – zapłacić (zainwestować), dysponować odpowiedziom sprzętem (zainwestować), pozyskać klienta (zainwestować), wykonać pracę (zainwestować), zrobić poprawki i dopiero jak wszystko pójdzie dobrze otrzymuje swoje wynagrodzenie. To może trwać miesiącami. Przez ten czas musi z czegoś się utrzymywać.

PODSUMOWUJĄC

Wejście do branży pośrednictwa wymaga przede wszystkim nauki, ciągłego nawiązywania kontaktów, które zaowocują najprawdopodobniej za miesiąc, rok, a może dopiero za kilka lat.
Oczekiwanie zysku tuż po rozpoczęciu pracy jest największym błędem, jaki można popełnić. Każdy kwiat, żeby stał się dojrzały potrzebuje wody, światła i tlenu oraz oczywiście czasu. Czas ma tu zdecydowane znaczenie.

Dlatego też rozpoczynając pracę w nowej dla siebie branży, pamiętajmy, że „kropla drąży skalę”. Oczywiście ślepej kurze trafi się czasem ziarno. Czego każdemu życzę.

Jest jeszcze jedna rzecz, która powoduje, ze trudno jest nam pozyskiwać pierwszych klientów. Wynika to z tego, że bardzo nam zależy na podpisaniu tych pierwszych umów, wiec całym sobą pokazujemy to klientowi. On to czuje i tym samym automatycznie czuje do nas dystans i niechęć. (I nie chodzi tu o to, żeby pokazać ignorancję.) W ten sposób dochodzi do frustracji Agenta, wielu nieudanych spotkań.
To przekłada się na brak realizacji postawionych samemu sobie celów i celów właściciela biura.

A może podejść do tematu inaczej.
Może warto dać sobie prawo do wniesienia w swój biznes wkładu własnego, ustalenia roczne stopy zwrotu.
Z mojego doświadczenia wiem, ze uczciwie przepracowane 8 godzin dziennie przez 5 dni w tygodniu przez 3 miesiące da już pierwsze efekty pracy.
A nawet jeśli pierwsze pieniądze zarobimy po 6 miesiącach, to jak ma to się do wkładu w biznes na poziomie 60 000 zł czy 100 000 zł. Codziennej pracy i czekania na ich odzyskanie przez kilka, a nawet kilkanaście lat? A może nigdy?
Po co być rozczarowanym? Może lepiej na początku przyjąć właściwe założenia?

Mam nadzieje, że tym wywodem udało mi się, wyjaśnić Ci, na czym polega inwestowanie w siebie oraz biznes, w jaki wchodzisz i od którego oczekujesz wielkich pieniędzy.
Życzę Ci trafnych założeń i skutecznych ich realizacji.


#posrednik #biznes #nowoczesnyposrednik #nieruchomosci


Vlog #3 – umowa przedwstępna, zalane mieszkanie, brak dokumentów z urzędu

Czy zalanie mieszkania po sprzedaży to powód do rozwiązania umowy sprzedaży?


#vlog #marekkloc #zalanie #sprzedaz #mieszkanie #nowoczesnyposrednik